Как выставить счет на предоплату образец

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

  • полное наименование предприятия,
  • его ИНН,
  • КПП,
  • сведения об обслуживающем счёт банке,
  • реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Читать еще:  Какое время считается ночным при расчете зарплаты

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

  1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
    • название предприятия;
    • правовая форма организации;
    • юридический адрес регистрации;
    • КПП (только для юридических лиц).
  2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
    • название банковского учреждения;
    • его БИК;
    • номера расчетного и корреспондентского счетов.
  3. Платежные коды:
    • ОКПО;
    • ОКОНХ.
  4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
  5. НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
  6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

  1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
  2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
  3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
  4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
  5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Счет на предоплату (образец)

Образец бланка счета на предоплату

Одним из условий договора может быть обязательный аванс в счет предстоящей поставки или будущих услуг. Счет на предоплату (образец) должен включать в себя перечень реквизитов, при наличии которых аванс обязательно попадет на расчетный счет.

Какие реквизиты должны быть указаны в счете на предоплату

Требования к счету на оплату не регламентированы каким-либо нормативным документом. Как правило, каждая организация составляет счет на авансовый платеж по договору (образец) в соответствии со своим внутренним регламентом и выработанными правилами делового оборота. Кроме того, формирование счета возможно при помощи специальных автоматизированных компьютерных программ, предназначенных для ведения бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим внешний вид счета на аванс (образец) у каждой организации может различаться.

Читать еще:  Что означает кредитовое сальдо по счету 99

Однако существует перечень реквизитов, которые необходимо обязательно указать в счете на аванс. В случае, если один из этих реквизитов будет отсутствовать, оплата по счету будет невозможна или крайне затруднена.

Обязательными реквизитами являются:

  • название организации или ФИО индивидуального предпринимателя, выставляющих счет;
  • ИНН и КПП поставщика;
  • номер расчетного банковского счета поставщика, реквизиты банка, в котором открыт счет;
  • дата и номер счета;
  • наименование товара, работ или услуг, оказываемых по договору, их количество, цена единицы, стоимость;
  • общая сумма счета на предоплату по договору (образец) (цифрами и прописью);
  • подпись руководителя и бухгалтера, печать поставщика.

Заполнение реквизитов счета на предоплату

Порядок заполнения счета на предоплату для организаций и индивидуальных предпринимателей одинаковый. Первая часть счета представляет из себя таблицу, дублирующую часть банковского платежного поручения. В таблице указывается получатель, причем наименование организации может быть указано сокращенно (но как в выписке из ЕГРЮЛ), в то время как наименование индивидуального предпринимателя должно быть указано полностью, без сокращений. ИП указывают только ИНН, поле «КПП» остается свободным. Номер расчетного счета и реквизиты банка заполняются в соответствии с теми, которые предоставляет сам банк при открытии счета. Ошибка в одном из реквизитов может привести к тому, что сумма аванса не попадет на счет.

Вторая часть счета на авансовый платеж по договору (образец) также оформляется в виде таблицы, однако имеет другие поля и заполняется иначе. Эта таблица включает в себя название товара (номенклатуру), работ или услуг, ссылку на договор, в соответствии с которым производится оплата, количество товара, услуг, единицы измерения и их цену, общую стоимость по счету.

Частый вопрос, возникающий при составлении счета на предоплату (образец), заключается в том, на какую сумму выставлять счет — частичную в размере ожидаемой предоплаты либо в размере полной стоимости по договору. На практике возможны оба варианта оформления счета.

Если счет составляется на сумму предоплаты, то в наименовании товаров, работ указываются формулировки «Частичная предоплата в соответствии с договором», «Предоплата по договору» и похожие фразы. В стоимости указывается сумма, ожидаемая от контрагента в качестве предоплаты.

Когда счет формируется на всю сумму по договору, то уплата аванса может быть прописана в договоре или самом счете на оплату. Если конкретный размер предоплаты не установлен, однако такое условие оговорено и предусмотрено в договоре, то покупатель может самостоятельно определить размер аванса.

Дополнительные реквизиты в счете на предоплату (образец)

Помимо реквизитов, без которых составление счета на предоплату невозможно, в него можно включать специальные условия, позволяющие регулировать сроки оплаты счета и поставки товара, оказания услуг, обозначать и изменять цены, порядок доставки и получения товара, условия возврата денежных средств или невозможность возврата предоплаты и другие. Кроме того, счет на авансовый платеж по договору (образец) можно составить таким образом, что он будет заменять собой договор поставки или договор оказания работ (услуг) и являться офертой. В этом случае в счете указываются все необходимые условия, характерные для договора и прописанные в Гражданском кодексе. Тогда оплата контрагентом такого счета будет считаться согласием со всеми условиями, указанными в нем.

Как выставить счет на предоплату (образец)

Согласно правилам делового документооборота счет на предоплату можно выставить путем передачи его контрагенту при подписании договора, выслать по почте либо отправить сканированный документ на электронную почту заказчика, выслать факсом. В каждом из этих случаев счет подписывается руководителем, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, заверяется печатью.

Обычный счет, не включающий в себя особенных условий и не являющийся офертой, не является первичным документом. В бухгалтерском и налоговом учете счет на предоплату (образец) не учитывается, подтверждающим расходы документом не является.

Как сформулировать основание счета на аванс?

Нужно выставить счет на аванс (предоплату). В договоре это прописано так:

Предоплата 30% (тридцать процентов) от общей стоимости услуг по Договору, а именно рублей, в том числе НДС (18 %) составляет осуществляется Заказчиком после подписания Договора и получения Заказчиком счета Исполнителя в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней.

3.4. Основанием для оплаты услуг является счет, выставляемый ежеквартально Исполнителем, на основании подписанного Сторонами Акта.

Вопрос в следующем: правильно ли в счете на аванс в пояснении к платежу писать так: Первая оплата услуг по договору №. (мы обычно так писали). Или же формулировка должна быть другой?

по-моему лучше «предоплата (аванс) за такой-то месяц (квартал или т.п.) по договору _________»

мне кажется, что как-то коряво сформулировано у Вас: предоплата от ОБЩЕЙ СТОИМОСТИ УСЛУГ по договору, а счета ежеквартально. либо просто картину целиком не вижу.

если все же все как Вы указали, то тогда уж надо писать, что предоплата 30% ежеквартальной стоимости услуг, а остаток ______. но никак не общей стоимости по договору.

Читать еще:  Как закрывается 91 счет проводки

Здравствуйте, Светлана!
Пишите так: «Предварительная оплата услуг (можно указать название — каких услуг) по договору №____ за период такой-то (лучше указать период, так как у вас периодические — ежеквартальные услуги). Сумма — XXX руб., в том числе НДС 18% — XXX руб. (обязательно выделяйте НДС в счете, так как ваши услуги облагаются этим налогом)»

Это не обязательно ошибка. Может имеется в виду, что сначала выставляется счет на предоплату, а после подписания акта выставляется счет (не счет-фактура!) на оставшуюся часть оплаты.

Здравствуйте. Светлана, т.к. у Вас в условиях договора фигурирует понятие «предоплата», то так в счете и указываете: «Предоплата за… по договору №____ от ______за ________»

по формулировке счета — согласна с Тимуром, корректно и обязательно надо указать НДС.

хочу обратить внимание на формулировку договора, которую Вы привели

Предоплата 30% (тридцать процентов) от общей стоимости услуг по Договору, а именно рублей, в том числе НДС (18 %) составляет осуществляется Заказчиком после подписания Договора и получения Заказчиком счета Исполнителя в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней.
Светлана

Вам надо подтвердить, что счет получен Заказчиком. У Вас срок на оплату 3 недели, если от этого зависит начало оказания услуг или иное, то в случае неоплаты будет сложно доказать, что счет направлен. И в счете укажите срок оплаты, на всякий случай — «оплатить в срок до___» или «не позднее ___»

Извините, коллега, но Вы говорите странные вещи.

Счет-фактура, — это документ налогового учета (ст.169 НК РФ). Счет — это основание для оплаты. Одно другому совершенно не мешает. Счета бывают не только авансовые, но и на основании актов. Это вообще не регулируются законодательством. Как стороны договорятся, так и будет. Могут на основании акта платить, могут по счету.

Зачем предлагать такой оригинальный документооборот, непонятно.

Что касается предоплаты в % от цены договора и последующее ежеквартальное выставление счетов, это также возможно. Поэтапное выполнение, и аванс засчитывается в счет последнего платежа. Нормальная ситуация. Могут аванс пропорционально зачитывать, смотря какие условия договора.

Это если вы являетесь плательщиком НДС или обязаны выставлять счет-фактуру — ст.145, 149 НК РФ
Столбов Олег

Почему ИЛИ? в каких случаях неплательщик НДС обязан выставлять счет-фактуру?

Из Вашего вопроса следует, что предоплата производится Заказчиком только один раз, после подписания договора — «Первая оплата услуг по договору №. »

Я думаю так писать не правильно, поскольку счет вы выставляете в соответствии с договором, то и все термины и определения необходимо указывать в точном соответствии с текстом договора. К тому же фраза «первая оплата» не несет за собой ни какой правовой оценки.

Я так понимаю, что предоплата по договору вносится Заказчиком в качестве гарантии, в сохранении договорных отношений на определенный период, например год.

Правильно будет указывать в пояснении к платежу во-первых вид платежа, во-вторых за какой период и в-третьих по какому договору.

Следовательно первый счет на оплату вы выставляете Заказчику после подписания договора и в счете указываете: «Предоплата по договору №___ от ___». В остальных счетах вы указываете «Оплата за период _____ по договору №___ от ___».

Для точного ответа на Ваш вопрос необходимо видеть текст договора, что бы понять конструкцию ваших взаиморасчетов.

Я так понимаю, что предоплата по договору вносится Заказчиком в качестве
гарантии, в сохранении договорных отношений на определенный период,
например год. Поэтому предоплата составляет 30 % от суммы договора. Оставшаяся часть стоимости услуг по договору, надо догадываться, оплачивается Заказчиком равными долями в течении года на основании выставляемых ежеквартально счетов на соответствующий квартал. Следовательно после подписания договора выставляется счет на предоплату и на оплату услуг за первый квартал. Эти два основания на оплату можно прописать в одном счете, а можно разбить их на два счета. В первом случае основание будет звучать примерно так: «Предоплата и оплата услуг за ___ квартал по договору №___ от ___». В остальных счетах вы указываете «Оплата за _____ квартал по договору №___ от ___» И закрываете каждый квартал счет-фактурой и актом оказанных услуг.

Вот тут у вас в договоре ошибка:«3.4. Основанием для оплаты услуг является счет, выставляемый ежеквартально Исполнителем, на основании подписанного Сторонами Акта.»

Поскольку акт составляется по факту оказанных услуг, а счет выставляется на авансовый платеж в счет будущего исполнения стороной условий договора. А по завершению оказания услуг выставляется счет-фактура, т.е. основание на оплату оказанных услуг. К счет-фактуре прикладывается акт подтверждающий факт оказанных услуг и отсутствие каких-либо претензий. Таким образом в начале расчетного периода — квартала выставляется счет на оплату услуг, а в конце квартала составляется счет-фактура и расчетный период закрывается актом оказанных услуг.

Формулировка в п.3.4. несколько путает порядок расчетов. Тем более в вашем случае имеет место НДС.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector