Какой документ требует утверждения руководителем организации

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

На любом предприятии есть категории документов, утверждение которых требует полномочий руководителя. Это обусловлено их важнейшей ролью в системе менеджмента фирмы. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации в российской практике управления предприятиями?

Данный вопрос мы можем рассмотреть в следующих аспектах:

Изучим их подробнее.

Что входит в перечень организационных документов предприятия?

К организационным документам принято относить источники, которые включают информацию, касающуюся нюансов учреждения фирмы, ее структуры, специфики комплектации кадрами и организации рабочего времени. К таковым обычно причисляются:

  • устав компании;
  • учредительный договор;
  • штатное расписание;
  • должностные инструкции сотрудников;
  • правила трудового распорядка.

Устав — документ, на основании которого организация осуществляет свою деятельность. Данный источник используется при государственной регистрации компании. Его может заменять учредительный договор — в случае если речь идет об образовании товарищества. Не следует, однако, путать его с договором об учреждении, который формируют совладельцы ООО (если собственник ООО — один, то данный документ не нужен), — это совершенно разные источники.

В должностных инструкциях фиксируется правовое положение специалистов, с которыми организация заключает трудовые договоры. Подписываются они не только руководителем, но также и сотрудниками фирмы, работающими на соответствующих позициях.

В штатном расписании фиксируется кадровый состав фирмы. Основное назначение данного организационного документа — нормирование численности сотрудников. В источнике отражаются утвержденные должности специалистов в компании, принципы начисления зарплаты для них.

В правилах трудового распорядка фиксируются нормы, призванные оптимизировать производственную дисциплину в организации и регламентирующие порядок приема специалистов на работу и их увольнения. В положениях данного документа, как правило, определяется режим труда и отдыха, а также меры ответственности сотрудников за нарушения производственной дисциплины.

Каждый из отмеченных документов подлежит, таким образом, обязательному заверению руководителем фирмы. Изучим, как должна осуществляться работа с соответствующими источниками.

Специфика работы с организационными документами

Организационные документы могут формироваться как с использованием фирменного бланка компании, так и на чистом листе — при условии нанесения на него необходимых реквизитов. На каждом источнике должна стоять дата, соответствующая той, когда он был утвержден — руководителем фирмы либо, если это предусмотрено спецификой структуры бизнеса, — вышестоящими органами управления.

Процедура утверждения документа руководителем может осуществляться посредством проставления на нем соответствующих грифов либо с помощью формирования дополнительного распоряжения, отражающего тот факт, что директор вводит тот или иной организационный источник в силу.

Существуют определенные требования к структуре рассматриваемых документов. Так, важно, чтобы они имели корректное наименование. Основной критерий здесь — согласование заголовка документа с его назначением. Так, если это должностная инструкция, то в ней следует указывать специфику соответствующей профессиональной позиции, для которой она составляется. Например, «Должностная инструкция программиста».

В структуре организационных документов обычно присутствует раздел «Общие положения». В нем должны фиксироваться основания для формирования источника, его назначение, сфера действия, а также ответственность тех или иных должностных лиц за нарушение положений, прописанных в документе.

Ключевые структурные элементы организационных источников — главы, пункты, а также подпункты. Первые должны обладать названиями. Нумеровать их принято римскими цифрами, а пункты и подпункты — арабскими.

Однажды подписанный руководителем фирмы организационный документ в общем случае не имеет ограничений по сроку действия. Он сохраняет актуальность до тех пор, пока не будет отменен отдельным распоряжением или заменен новым источником. Вместе с тем организационные документы в корпорациях допустимо корректировать или дополнять.

32) Порядок утверждения документов, виды утверждения.

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти.

Процедура утверждения санкционирует содержание документа на определенный круг должностных лиц. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: 1)утверждение документа руководителем своей или вышестоящей организации; 2)утверждение документа путем издания другого документа, как правило, распорядительного (приказ, протокол, решение). Процедура утверждения оформляется специальным реквизитом, который называется «гриф утверждения» и располагается в правом верхнем углу документа. Если документ утверждается руководителем, то гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности руководителя, личной подписи, расшифровки и даты. Утверждаемые документы вступают в силу с момента их утверждения, поэтому дата в грифе обязательна.

Утверждение путем издания распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуется дополнительные разъяснения или мероприятия по внедрению утверждаемого документа. Например, штатное расписание организации всегда утверждается приказом руководителя, а устав организации может утверждаться протоколом или решением собрания учредителей. Гриф утверждения оформляется: заглавными буквами «УТВЕРЖДЕН» в нужной форме, которая должна быть согласована с наименованием вида документа. Далее делается ссылка на распорядительный документ, при помощи которого утверждали, т.е. вид утверждающего документа, его дата и регистрационный номер. Как правило, утверждаются следующие виды: устав, штатное расписание, положение, инструкция, правила, сводная номенклатура дел, некоторые акты, протоколы.

33) Порядок подписания документов.

Подпись (реквизит 21)— обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Читать еще:  Как узнать УНП организации по названию

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учё­те» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» (Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9, n.3)

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подпи­сывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название долж­ности включает наименование учреждения. Например:

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой дву­мя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585 Директор бассейна «Заря» подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, под­пись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указыва­ется фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фа­милия. Проставление косой черты перед указанием должности или пред­лога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального зако­на «Об информации, информатизации и защите информации»:

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания долж­ностным лицом в порядке, установленном законодательством Российс­кой Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и пе­редаваемого с помощью автоматизированных информационных и те­лекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной циф­ровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и со­блюдении установленного режима их использования.

Порядок и виды утверждения документов

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

  • — проставлением на документе грифа утверждения;
  • — изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
  • -утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);
  • -утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

  • — Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);
  • — Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);
  • — Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);
  • — Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);
  • — Отчеты;
  • — Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);
  • — Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);
  • — Положения;
  • — Программы (командировок и т.д.);
  • — Расценки на производство работ;
  • — Сметы;
  • — Стандарты;
  • — Структура и штатная численность;
  • — Тарифные ставки;
  • — Уставы организации;
  • — Формы унифицированных документов;
  • — Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок подписания документов

Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Читать еще:  Где найти ОКАТО организации

Оттиск печати как реквизит документа

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск — изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Каждому разработанному документу должно быть присвоено самостоятельное обозначение. Документ, выполненный на разных носителях данных, должен иметь одно обозначение. К обозначению документов, выполненных на машинных носителях, добавляют букву «М».

Заимствованным документам сохраняют ранее присвоенные обозначения.

Настоящие правила не распространяются на документы, правила обозначения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации.

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак — буква, означающая вид документа, второй знак — цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Код документа отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

Признак документа, выполненного на машинных носителях, вводят при необходимости. Букву «М» отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Какие организационные документы должны утверждаться?

В нашей организации для утверждения организационных документов (должностных инструкций, положений об аттестации и др.), как правило, издаются другие документы (приказы). Целесообразно ли это делать? Какие документы должны утверждаться подобным образом?

В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним. Конечно, с одной стороны, должностная инструкция – многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов. Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность. После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа как положение об аттестации далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя организации, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

  • обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
  • создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
  • разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов:

отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.;

Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является Инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации. Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости – проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов. Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и за правильным ее применением.

О организационных документах читайте подробнее по ссылке.

Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

Традиционно в Инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов. Можно порекомендовать дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения»:

личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение собранием акционеров или участников общества (протокол) и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Утверждение документов

Процедура утверждения образца документа представляется окончательным шагом в его формировании. Существует перечень бумаг, подлежащих обязательному согласованию.

По завершении обозначенной процедуры у образца документа появляется юридическая сила. Процесс утверждения может затянуться на несколько дней. Так же, согласование определяет подлинность образца.

Читать еще:  Как написать ответное письмо в организацию

Такой подход исключает вероятность подделки бумаги. Рассматриваемый гриф указан в перечне реквизитов ГОСТ Р 6.3О- 2ОО3. Есть определённые правила размещения рассматриваемой формы.

Так же, существует список образцов документов, которые нуждаются в непременном утверждении. Перечень будет приведён ниже в представленном материале.

Кто вправе утверждать образцы документов?

Как правило, согласовывать образцы может исключительно генеральный директор. Как вариант, утверждением может заниматься руководитель организации.

Но если говорить о больших компаниях, содержащих некоторое количество подразделений, чаще всего правом на проведение процедуры наделены руководители разделов.

В крупных компаниях существует множество филиалов, руководители которых вправе согласовывать образцы бумаг. Для передачи права на утверждение образцов формируется доверенность.

Доверенность не представляется обязательным заверять нотариально, достаточно печати генерального директора, поставленной в бумаге.

При этом, не важно, кто именно согласовывает бумагу, формат утверждения остаётся стандартным. Размещается гриф всегда в одном и том же месте.

Утверждение посредством подписи директора

Такой вариант представляется самым элементарным. На процедуру не требуется много времени. После того, как руководитель ознакомится с содержимым образца документа, он ставит свой автограф, тем самым согласовывая его.

Автограф проставляется в форме, расположенной в правом верхнем углу бумаги. При этом, информация в содержании грифа, прописывается в последовательности, обозначенной ниже.

Последовательность утверждена ГОСТом и подлежит обязательному соблюдению.

  • Сверху прописывается слово УТВЕРЖДАЮ. Указанное слово пишется всегда в именительном падеже, в единственном числе и в настоящем времени.
  • Далее вносится должность, которую занимает руководящее лицо. Должность указывается под словом УТВЕРЖДАЮ.
  • Прописывается название компании. Название компании должно быть внесено полностью, в развёрнутом виде.
  • В последнюю очередь прописывается дата, согласно которой произошло согласование. Дата вносится фактическая.

К образцу приказа по ключевой специфике прибегают, если вместе с согласованием над бумагой необходимо выполнить еще какие-то манипуляции. О каких действиях идёт речь?

К примеру, познакомить всех специалистов компании с бумагой или вместе с тем аннулировать актуальную раньше бумагу. В этих случаях перед согласованием формируется ещё и приказ.

Утверждение посредством приказа

Иногда образец документа согласовывается приказом. Как происходит процедура? Образец документа издаётся и согласовывается. Для согласования, образец приказа передаётся руководителю.

После того, как процедура согласования приказа будет завершена, на нём ставит автограф руководящее лицо. Подпись проставляется на последней странице бумаги. После того, как подпись поставлена, документ проходит процедуру регистрации.

В процессе регистрации приказ прилагается к согласовываемой бумаге. При утверждении образца документа в такой форме, в грифе указывается, что основанием для согласования образца представляется приказ.

При утверждении прописывается номер образца приказа и дата его формирования. Так же, в этом случае, документ, в отношении которого было согласование, представляется приложением к приказу на утверждение образца.

Из-за такого правила, частенько возникает некоторая путаница. При этом, в утверждаемом образце документа должна содержаться информация о том, что образец является приложением. Обязательно для внесения указание на то, что бумага прилагается к определённому приказу.

Утверждение посредством внешних органов

Существуют такие компании, утверждение документов которых, должно производиться органами, которые стоят выше. К такой категории относятся организации, которые пользуются какими- либо льготами.

Процедура может быть произведена как посредством подписи, так и посредством выпуска дополнительного приказного образца документа. Единственным отличием представляется только от факт, что утверждением занимается сторонняя организация.

Так же, в этой ситуации, доступен и третий вариант действий. В чём он заключается? Допускается формирование письма. Письмо пишется согласно установленному образцу. Сначала формируется сам документ, который подлежит утверждению.

Бумага заверяется руководителем компании. После чего формируется письмо, в котором выказывается прошение об утверждении. Письмо отсылается или передаётся с курьером на адрес организации, которая должна утвердить бумагу.

После согласования происходит утверждение, о чём уведомляется посредством обратного письма. В ответном письме содержится информация о согласовании или обозначаются причины, по которым в согласовании отказано.

Когда утверждённый таким образом документ, передаётся в архив, сопроводительное письмо передаётся вместе в образцом бумаги. Письмо является приложением к согласованной бумаге.

Срок хранения письма равен сроку сохранения согласованной бумаги. По окончании промежутка сохранения, оба документа подлежат утилизации.

При согласовании документа с несколькими организациями, формы утверждения проставляются на одном уровне. При этом, даты согласования, указанные в грифах, могут отличаться.

Какие нюансы следует учитывать при формировании грифа?

Гриф непременно наносится на верхний правый угол первой страницы документа. Такое правило прописано в ГОСТе. Форма наносится один раз и не дублируется на последующих страницах.

Гриф находится на главной странице. Наличие даты в форме представляется непременным условием при её формировании. Дата должна быть фактической и актуальной.

Когда образец бумаги утверждается несколькими организациями в различные промежутки времени, проставляются фактические даты утверждения. Грифы в этом случае наносятся по одной линии.

При этом, датой формирования документа, считается последнее утверждение. Согласно последней дате бумага наделяется юридическим действием.

Представляется ли подпись утверждением?

Форма утверждения и подпись это разные вещи. Перед тем, как происходит утверждение, на документе ставится автограф сотрудника, который стоит ниже по должности.

При проведении процедуры посредством внешних органов, на документе предварительно проставляет автограф генеральный директор компании, которая сформировала образец документа.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector