Какие организации много печатают

Как оптимизировать инфраструктуру офисной печати

Расходы на печать являются обязательной частью затрат современных организаций. Несмотря на распространение и развитие в России электронного документооборота, документы на бумажных носителях по-прежнему пользуются популярностью, причём год от года их объём неуклонно возрастает. Поэтому необходимость оптимизации соответствующей инфраструктуры очевидна.

К сожалению, большинство российских компаний используют консервативные подходы к формированию парка печатающей техники. Это касается как аппаратной составляющей, так и внедрения услуг по комплексному управлению печатью. К примеру, в российских компаниях доминируют устройства с технологией лазерной печати, в то время как компании всего мира предпочитают устройства с технологией струйной печати. Несмотря на значительные усилия вендеров по продвижению цветных принтеров и МФУ, российские компании считают их слишком дорогими и непрактичными и не торопятся включать в офисную инфраструктуру печати.

Цветное печатающие устройство в офисе

Нужна ли в офисах цветная печать? Являются ли лазерные устройства лучшим выбором для оптимизации офисной инфраструктуры? Могут ли многофункциональные устройства заменить отдельные принтеры, сканеры и копиры? На эти и многие другие вопросы мы попытаемся ответить в настоящем обзоре.

Когда в офисе нужна цветная печать?

Сегмент цветной печати имеет большие перспективы, но говорить о том, что цветные принтеры и МФУ в ближайшее время вытеснят с рынка монохромные печатающие устройства пока ещё рано. Причинами такого положения являются высокая стоимость приобретения и владения цветными устройствами. При этом сократить затраты с помощью совместимых расходных материалов не представляется возможным, поскольку предложение в данном сегменте рынка ограничено, к тому же приобретение неоригинальных расходных материалов нередко становится причиной снижения качества печати.

По мнению отраслевых экспертов, развитие рынка цветных печатающих устройств сдерживают не только высокие цены, но и низкая культура потребления цветной печатной продукции. При создании большинства деловых документов цветная печать традиционно не используется, поэтому чёрно-белые печатающие устройства остаются более востребованными на рынке.

Самым активным пользователем печатающих устройств в российских организациях является бухгалтерия, а большинство финансовых и бухгалтерских документов также не предусматривают использование цветной печати. Документооборот российских компаний представлен простейшими управленческими документами, табличными отчётами, и вопрос цветной печати отходит на второй план.

А вот для маркетинговых коммуникаций полноцветная печать играет важную роль, поскольку цветные документы выглядят привлекательнее чёрно-белых, подкрепляют благоприятный имидж отправителя и лучше запоминаются. Популярность цветной печати в современных компаниях – это вопрос времени. Когда-то монохромными были и полиграфия, и кинематограф, и телевидение. В ближайшие годы цветные документы станут такой же нормой, как и цветные телевизоры.

Что предпочесть: лазерные или струйные устройства?

Удельный вес лазерных принтеров и МФУ на российском рынке составляет 70%, в то время как в Европе удельный вес подобных устройств зафиксирован на уровне 30%. Мнения отраслевых экспертов по поводу будущего лазерной и струйной печати разделились. Одни эксперты считают, что устройства струйного типа демонстрируют хороший рост продаж, и в ближайшее время соотношение между лазерной и струйной печатью изменится в пользу последней.

Другие эксперты отмечают, что в ближайшие годы популярность лазерных устройств будет расти из-за их высокой производительности, готовности к большим нагрузкам, простоте управления и выгодному соотношению цены и качества. Лазерные принтеры и МФУ для крупных и средних рабочих групп поставляются с финишными опциями, востребованными в корпоративном сегменте, а также с ёмкими картриджами, ресурса которых хватает на печать нескольких тысяч стандартных страниц. Такие устройства не нуждаются в частом техническом и сервисном обслуживании. Ни один IT-менеджер не захочет иметь дело с принтерами и МФУ, которые нужно обслуживать ежедневно, мечтой таких специалистов являются устройства типа «поставил и забыл», и лазерные модели в полной мере соответствуют этому критерию.

Печать на МФУ Ricoh

С другой стороны, всё больше пользователей обращают своё внимание на экономичность струйных устройств и высокое качество их печати. Качество документов, напечатанных струйными устройствами, уже давно сопоставимо с качеством лазерной печати, и подтверждением тому является сертификация устройств по стандарту ISO. Некоторые современные струйные устройства превосходят лазерные принтеры по ресурсу стартового комплекта картриджей и себестоимости отпечатков. Но пока это скорее исключение, чем правило.

Основной проблемой струйной печати является недостаточная устойчивость отпечатков к влаге и солнечному свету. Пигментные чернила, которые считаются наиболее устойчивыми к внешним воздействиям, не удаётся лишить довольно сильного характерного запаха, поэтому использующие их устройства так и не превратились в желанные рабочие инструменты современных офисов.

Использование струйных принтеров и МФУ в офисных условиях может быть оправданным в том случае, если пользователь ищет компромисс между стоимостью и возможностями цветной печати. Можно предположить, что струйные принтеры и МФУ в их нынешнем виде постепенно исчезнут с рынка и трансформируются в некие гибридные технологии, типа гелевых устройств, которые сегодня выпускает Ricoh. Гелевые чернила моментально высыхают, что позволяет использовать их для высокоскоростной печати, в том числе двусторонней. Эти чернила обеспечивают качественные долговечные отпечатки, которые не выгорают на солнце и не растекаются под действием влаги.

Единственным, но существенным, недостатком технологии, является необходимость регулярной прочистки печатающих головок, на которую затрачиваются чернила. При этом, в отличие от струйных принтеров и МФУ, гелевые устройства запускают такую процедуру автоматически, что сводит к нулю риск засыхания печатающих головок и выхода техники из строя.

Что выбрать: МФУ или отдельные устройства?

Большинство малых и средних компаний, а также государственные организации, продуцируют огромное количество документов. При этом требования экономии расходных материалов, производительности и энергоэффективности повышают привлекательность МФУ для обслуживания офисного документооборота. По разрешению сканирования и копирования современные МФУ вплотную приблизились к планшетным сканерам и копирам, а их высокая производительность позволяет легко решать любые задачи печати в малых и средних офисах.

Большинство организаций не только печатают, но также копируют и сканируют документы, а потому установка отдельных принтеров, копиров и сканеров является неоправданной с точки зрения эргономичности, финансовых и временных затрат. Приобретение МФУ поможет оптимизировать работу с документами и защитить информацию. К тому же, сотрудникам гораздо проще освоить азы работы с одним устройством, чем сразу с тремя.

МФУ Epson в интерьере

В былые времена покупка трёх разных устройств позволяла выполнять все функции одновременно, в то время как МФУ требовали последовательного выполнения операций, к примеру, начать копирование документов можно было только после того, как устройство выведет отправленные на печать документы. Сегодня появились МФУ нового поколения, которые могут выполнять несколько операций одновременно.

Вместе с тем, отдельные сканеры, принтеры и копиры пока ещё рано списывать со счетов. Такие отдельные устройства целесообразно использовать в узкоспециализированных сферах деятельности, в которых нет смысла переплачивать за ненужный дополнительный функционал. К примеру, специалистам, занятым подготовкой финансовых отчётов, чаще всего требуются для работы только принтеры. Отдельные сканеры уместно использовать при переводе бумажного архива в цифровой вид или тиражировании документов вдали от офиса.

Отраслевые эксперты предлагают запомнить простое правило: если к сканированию предъявляются высокие требования и если сканы документов загружаются в облачные сервисы или интегрируются в цифровые рабочие потоки, то лучше установить не МФУ, а отдельный сканер.

Какие устройства лучше: персональные или общего пользования?

При комплектовании парка печатающей техники в офисе зачастую требуется совершить выбор между персональными устройствами и устройствами общего пользования. Универсального решения здесь нет. Нельзя однозначно утверждать, что несколько дорогих систем печати или цифровых печатающих машин способны решить любые задачи офисного документооборота. Если офис компании расположен в просторном помещении, то сотрудники будут расходовать слишком много времени на переходы к печатающему устройству и обратно на рабочее место. В таких офисах целесообразно установить комбинированные устройства, различные по классу и производительности, возможно с включением в парк печатающей техники персональных устройств.

Прежде, чем принять решение об обеспечении сотрудника персональным устройством, следует провести тщательный анализ его рабочих процессов. Практика показывает, что приобретение персонального сканера окупается в том случае, если сотрудник ежедневно сканирует более пяти документов.

МФУ Konica-Minolta в офисе

Важно, что пользователь может настроить персональное устройство под свой, нужный ему функционал. Что касается устройств общего пользования, то лишь самые дорогие из них позволяют создавать для сотрудников «личные кабинеты» и использовать при работе персонализированные настройки.

Персональные печатающие устройства по-прежнему востребованы в помещениях с дефицитом рабочего пространства: в точках продаж, пунктах выдачи документов, кассах и пр. Использовать централизованные устройства неудобно и при традиционной кабинетной планировке.

МФУ и принтеры начального уровня востребованы в малых офисах не только из-за дефицита свободного пространства, но и из-за ограниченного бюджета на приобретение печатающей техники. Недостаток первоначальных вложений является ключевым фактором при покупке принтеров и МФУ для многих российских заказчиков.

Персональная печать традиционно используется государственными учреждениями, поскольку ключевым фактором в системе тендерных закупок является цена, а значит, побеждают самые дешёвые устройства. С другой стороны, в государственных учреждениях никак не регламентированы эксплуатационные расходы, поэтому до тех пор, пока тендерная система закупок не изменится, персональные устройства будут широко востребованы.

Какое МФУ приобрести: с факсом или без?

Даже сегодня, в эпоху развития Интернета и цифровых технологий, факсимильные функции по-прежнему используются в ряде организаций. Существуют сферы деятельности, в которых при удалённой передаче документов очень важно сохранить точность и неизменность передаваемого оригинала. Речь идёт о визовых центрах, финансово-кредитных организациях и страховых компаниях, для которых факс просто необходим. Учитывая большое количество таких организаций и их внушительный совокупный документооборот, функция факса в России остаётся актуальной.

Читать еще:  Как правильно списать автомобиль в бюджетной организации

Примечательно, что факсимильная функция стала более универсальной, широкое распространение получили цветные факсы, а также функции интернет-факса, IP-факса, LAN-факса. Так, функция PC-факса позволяет отправлять документы удалённым адресатам с помощью персонального компьютера. Использование этой функции оптимизирует затраты за счёт сокращения потребляемого тонера и бумаги.

В заключение отметим, что приступая к оптимизации офисного парка печатающей техники, современным компаниям необходимо опираться не на стереотипы и традиции, а на анализ собственных ключевых потребностей.

Для тех, кто много печатает

Особенностью новых печатающих устройств HP является наличие тонер-картриджа и картриджа фотобарабана-девелопера, отличающихся по сроку службы, что, по данным HP, снижает эксплуатационные расходы.

Этой осенью на российском рынке были представлены новые печатающие устройства HP, особенностью которых является наличие двух картриджей — тонер-картриджа и картриджа фотобарабана-девелопера, отличающихся по сроку службы. У второго он гораздо больше, а значит, и замена требуется реже, поэтому эксплуатация такого принтера или МФУ обходится заметно дешевле. Разница в цене отпечатка может быть четырехкратной, подчеркнул менеджер по развитию категории корпоративных устройств печати HP в России Александр Александров.

Устройства такого типа ориентированы прежде всего на небольшие компании, а также на тех, кто работает дома. Впрочем, для крупных компаний с сетью распределенных небольших офисов такие устройства тоже подойдут.

Новая идея разделения расходных материалов используется, в частности, в HP LaserJet Pro серий M100 и М200. В первой представлены недорогие монохромные устройства со скоростью печати до 22 страниц в минуту — принтер LaserJet Pro M104 (он должен стать достойной заменой почти легендарной модели LaserJet Pro 1102, которую HP выпускала около семи лет) и МФУ LaserJet Pro MFP M132. Вторая представлена принтером LaserJet Pro M203 и МФУ LaserJet Pro M227 со скоростью печати до 28 страниц в минуту. Все они поддерживают печать с мобильных устройств и технологию HP Auto-On/Auto-Off для экономии электроэнергии, а в устройствах 200-й серии реализована и функция автоматической двусторонней печати. От предшественников их отличает также более компактный дизайн и другой цвет корпуса — белый вместо черного.

Если устройства LaserJet Pro серий M100 и М200 рассчитаны все же на относительно небольшие объемы печати (до 1500 страниц в месяц) и ориентированы на тех, кому важна стоимость покупки устройства, то новая серия LaserJet Ultra — для тех, кто печатает много, до 2500 страниц в месяц, и при этом во главу угла ставит совокупную стоимость владения.

Младшее из устройств линейки Ultra, принтер LaserJet Ultra M106w, печатает со скоростью до 22 страниц в минуту, время выхода первой страницы составляет чуть более 7 секунд. Устройство имеет встроенный модуль Wi-Fi и поддерживает технологии мобильной печати Apple AirPrint, HP ePrint, Wi-Fi Direct и Google Cloud Print.

МФУ LaserJet Ultra M134a поддерживает функции печати, сканирования и копирования со скоростью 22 страницы в минуту, а LaserJet Ultra M134fn помимо вышеперечисленного еще имеет и встроенный факс. Важная деталь: оба МФУ не поддерживают функцию беспроводной печати. Как пояснил Александров, в HP решили отказаться от нее после изучения предпочтений вероятных потребителей этих устройств. Тем не менее поддержка функций мобильной печати в LaserJet Ultra M134fn предусмотрена.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

«Мы ищем рынки, которые много печатают» 11.10.2012 12:00

Интервью с Кристофом Бешадом, генеральным директором компании Pantum Europe в регионе СНГ и Восточная Европа.

— За последние 10 лет на рынок принтеров никто из крупных вендоров не выходил — очень высокая конкуренция. Как вы решились создать собственный бренд и вывести его на рынок?

— Да, вы правы, ничего выдающегося в печатной индустрии за последние 10 лет не происходило, и Pantum — это первый новый игрок за долгое время. История Pantum берет свое начало еще в 2006 году, когда при поддержки компании Legend Capital (корпоративный партнер Lenovo) мы вывели на рынок первый собственный принтер в Китае.

Как известно, сегодня почти все принтеры производятся в Китае, но собственного бренда страна до определенного времени не имела. Решение создать первый китайский принтерный бренд было принято с идеей предложить наиболее качественные, надежные и доступные устройства на рынке. Также мы хотим поделиться с конечными пользователями многолетним опытом компании Seine Group в производстве расходных материалов и предлагаем один из самых дешевых оригинальных тонеров.
Наш план немного отличается от конкурентов — мы собираемся продавать наши оригинальные расходники по цене, находящейся между совместимыми и оригинальными тонерами других вендоров. Это и есть та причина, почему мы видим сейчас на рынке значительную свободную нишу для Pantum.

— В чем специфика ваших принтеров, их отличия от конкурентов?

— Наши принтеры P2000 и P2050 предлагают самый долгий месячный срок службы в своем сегменте (обеспечивают нагрузку до 20 тыс. копий в месяц), а также самый большой ресурс картриджей (2300 страниц) и имеют минимум два года гарантии. Эти три основных преимущества сокращают общие затраты на владение в компаниях, которые используют принтеры и МФУ Pantum.

— Как планируете бороться с высокой конкуренцией на этом рынке?

— Наша цель — предложить как малому и среднему бизнесу, так и крупным государственным структурам возможность уменьшить их расходы на печать, используя при этом оригинальные расходники. Мы собираемся принести на рынок лучший показатель по общей стоимости владения, наше предложение позволяет значительно снизить различные затраты на печать.

— Какова стратегия развития бизнеса у Pantum?

— Наша стратегия – иметь лучший TCO на рынке (затраты на принтер + расходники + стоимость использования + гарантия).

— Как планируется продвижение продуктов в СНГ? Будут ли привлекаться партнеры? Каких партнеров вы ищете?

— Компания вышла на рынок России в июле 2012 года при помощи первого российского партнера — компании «Бюрократ». Сейчас совместно с ними по всей стране мы занимаемся построением канала дилеров и выстраиваем работу с системными интеграторами. Что касается сервисного обслуживания, Pantum заключила партнерство с сервисной компанией RSS, которая также обладает национальным покрытием. Но мы нацелены и на другие страны. На финальном этапе находится сейчас заключение партнерства в Казахстане, на Украине мы ищем подходящего партнера, также идет запуск Pantum в главных странах Западной Европы.

— В чем специфика российского рынка печати?

— Стоит признать, что здешний рынок отличается от любых других рынков Европы. Срок использования принтеров тут намного больше. Русские много печатают, активно пользуются устройствами начального уровня для больших нагрузок и больше ориентированы на МФУ.

Наше предложение полностью соответствует потребностям россиян (долгий срок службы, надежный продукт начального сегмента). Можно даже сказать, что наши продукты учитывают специфические особенности российского рынка.

— Какие рынки сейчас наиболее привлекательны для технологичных вендоров? Чем, на ваш взгляд, обусловлен их интерес к российскому рынку?

— Как производитель принтеров мы ищем рынки, которые много печатают. В России, например, очень много печатают!

— Как Pantum собирается развиваться в России?

— 2013 год будет очень важным для Pantum в России. Мы собираемся запустить по крайней мере 8 дополнительных принтеров и МФУ. Собственно, в начале года мы анонсируем две модели МФУ «3 в 1» и три модели сетевых принтеров с возможностью двусторонней печати и скоростью от 30 до 33 страниц в минуту. На середину года намечены три новых модели принтеров (24 страницы в минуту), включая модель со встроенным Wi-Fi. Кроме этого, в конце 2013 года мы сделаем анонс на начало 2014 года по запуску пяти новых МФУ. С этой полной линейкой печатных устройств Pantum, безусловно, сможет удовлетворить все нужды, которые необходимы в печатном сегменте для малых и средних компаний или для крупных/государственных организаций.

Мифы и реальность аутсорсинга печати.

Заголовок статьи, нужно признать, не отличается оригинальностью, по форме. Однако ,по сути, лучшего, чтобы раскрыть тему и не подберёшь.

Потому что, аутсорсинг офисной печати с одной стороны — это современный эффективный бизнес-инструмент, с другой стороны , существует множество мифов (неверных, искажённых толкований) , которые не позволяют потребителям по достоинству оценить данных продукт.

Нужно отметить, что все положения данной статьи основаны исключительно на практическом опыте автора и всей команды компании КОМПУТЕРРА по внедрению аусторсинга печати на протяжении нескольких лет.

Следуя законам жанра, вначале дадим определения.

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing : (outer-source-using) использование внешнего источника и/или ресурса) — передача организацией, на основании договора , определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании (Аутсорсеру) , действующей в нужной области

Аутсо́рсинг офисной печати — передача в управление всей офисной печатной техники с дальнейшей установкой Аутсорсером (компанией-исполнителем) своего печатного оборудования. При этом Заказчик оплачивает каждую напечатанную (скопированную) страницу.

Важно обратить внимание, на то, что существует (давно и успешно) некий подвид аутсорсинга – покопийный контракт , он же п олный сервисный контракт , он же FSMA (Full Service Maintenance Agreement) . Эти два продукта необходимо различать. Ибо не смотря на то, что они очень похожи, есть и значимое отличие – при FSMA Заказчик инвестирует собственные средства в покупку оборудования, а при аутсорсинге деньги в технику вкладывает Аутсорсер.

Читать еще:  Как нумеровать договоры в организации

Тип сервиса

Собственник техники

В стоимость копии включены

Расходные материалы и ЗИП

Ремонт ы, сервис, подменый фонд

Стоимость пользования техникой

В дальнейшем изложении, для лучшего восприятия, будем называть оба продукта одним термином – аутсорсинг печати.

Аутсорсинг печати нельзя назвать новым для рынка Украины продуктом. Скорее, это услуга, которая на сегодня пока не получила достаточного распространения в силу ряда субъективных (преимущественно) и объективных причин. При том, что в Европе, например, аустсорсинг печати это по сути стандарт «де -факто»

Однако , и в нашей стране за посление несколько лет реализовано достаточное количество внедрений, в том числе и крупных, всеукраинского масштаба. Флагманами данных проектов являются компании, которые «умеют считать деньги» — банки, финансовые учереждения, страховые компании, ритейл. Они раньше всех поняли преимущества и выгоды от внедрения аустсорсинга печати.

К сожалению, другие области – промышленность, государственный сектор, SMB и др. пока ещё «деньги считать не умеют» или не хотят 🙂

C точки зрения автора, одной из основных причин того, что аусорсинг печати не столь востребован, как того заслуживает, является то, что в сознании потенциальных потребителей прочно (исторически) укоренились не совсем верные (или совсем не верные) представления о данном продукте, которые не соответствуют действительности.

Конечно, существуют и другие причины, но их освещение выходит за рамки данной статьи. Сейчас же попробуем отделить мифы от реальности, зёрна от плевел и мух от котлет 🙂 …..

Аутсорсиг печати — это дорого.

Дорого потому, что :

1. Аутсорсиг печати — это как бы аренда и/или лизинг оборудования. Что предполагает некие постоянные платежи (они же — постоянные издержки) и зависимость от Аутсорсера.

2. Заправлять картриджи (как это происходит сейчас) намного дешевле, чем платить Аутсорсеру за каждую копию.

Аутсорсиг печати — это экономически выгодно*

*Конечно, не везде и не всегда. Целесобразность внедрения аутсорсинга в каждом конкретном случае необходимо опеределять индивидуально. Однако, там где печатают много, аутсорcинг, как правило,выгоден всегда.

1. Аутсорсиг печати — это НЕ аренда , это НЕ лизинг и, если честно, то это и НЕ оборудование вовсе! Аутсорсиг печати — это УСЛУГА. Соответственно, услуга оплачивается Заказчиком, тогда, когда она оказана. Если услуга не оказана – она не оплачивается. Другими словами, Заказчик печатает – платит, не печатает – не платит. А значит – это переменная затрата.

И, по большому счёту, не имеет ключевого значения, на оборудовании какого производителя происходит печать. Для Закачика важно получить (получать) отпечатки:

  • требуемого формата и качества
  • в заданное время
  • в необходимых количествах

Относительно зависимости Заказчика от Аутсорсера.

Во-первых, далеко не всегда речь идёт о замене всего парка. Зачастую ( но не всегда, конечно), замена устройств, которые печатают 1000-2000 копий в месяц не выгодна ни Заказчику ни Аутсорсеру. Поэтому, в таком случае предлагается аутсорсинг только на позиции оборудования работающего с высокой нагрузкой. Насколько нагрузка является «высокой», определяется индивидуально. Однако, можно считать (условно), что > 10 000 копий А4/мес – это уже высокая нагрузка.

Если рассматривать такого рода участок, то это, как правило, одно-два-три устройства. При переходе на аутсорсинг, данная техника никуда не девается, она просто переходит в разряд резервной. И если, что-то пойдёт не так (всякое бывает), очень быстро резервные принтера/МФУ можно оперативно вернуть на «передовую»

Во-вторых, если проект глобальный, т.е. на аутсорсинг переводится львина доля офисной печати , то в распоряжении Заказчика имеются сразу два «страховочных» инструмента. Перв ый — это та же схема с резервным парком. Вторая – это договорные обязательства Аутсорсера — соглашение об уровне сервиса (SLA- service level agreement ). Аутсорсер обязан обеспечить требуемое время реакции на заявку и требуемое время закрытия заявки. То есть, если в договоре прописано, что максимальный термин восстановления работоспособности оборудования – 8 рабочих часов, так оно должно и быть. Как Аутсорсер будет физичиески реализовывать свои обязательства – это его вопрос. У Заказчика есть простой и эффективный способ контроля данного параметра – ежемесячный платёж, размер которого может быть ощутимо меньше, если SLA не соблюдается.

2. Что бы понять, что дешевле, а что дороже необходимо правильно всё посчитать.

При этом важно учитывать, что одной из главных целей внедрения аутсорсинга печати как раз и является СНИЖЕНИЕ затрат на изготовление печатной документации, которое достигается за счёт:

  • снижения стоимости отпечатка
  • сокращение объёма печати, как следствие – снижение расхода бумаги (!)
  • исключения или сокращения затрат на покупку оборудования и расходных материалов
  • исключения затрат не ремонты и сервисное обслуживание оборудования.

По поводу дешёвой заправки картриджей, как правило, приводится следующая аргументация.

При этом под « Цена заправки картриджа» понимается некая интегральная цифра , отражающая стоимость нескольких заправок тонером и регенераций (замен фоторецептора, ракеля и т.п.)

Например. «По кругу» Цена заправки картриджа = 100 грн,

Номинальный ресурс * картриджа = 2000 копий А4.

* Важно! Именно номинальный ресурс, а не фактически сделанные отпечатки, которые, никто не считает и количество которых зачастую ниже заявленого ресурса. Т.к. ресурс картриджа указывается производителем при 5% заполнении листа. А на практике при офисной печати имеем в среднем — 6% -8%. То есть, фактический ресурс картриджа ниже номинального на 20%-60% (!)

Хороший показатель, но …… не достоверный . А теперь внимание, правильный ответ!

Методика расчёта стоимости копии должна включать ВСЕ затраты, которые понесены Заказчиком на организацию процесса печати документации.

Для максимальной достоверности необходимо :

  • Выбрать период. В идеале — не менее 36 месяцев
  • Определить точное количество отпечатков. По счётчикам или по расходу бумаги, После чего, используя данные за выбраный период можно применить формулу:

Проведя расчёты, как правило, мы получим стоимость отпечатка, которая в разы (!) превышает заявленные 5 копеек.

Вот только тогда (!), когда реальная себестоимость посчитана, нужно смотреть, что предлагает Аусторсер. Насколько предлагаемая цена отпечатка сравнима с фактической, насколько она экономически выгодна.

Объективная оценка предложения Аутсорсера в принципе невозможна без чёткого понимания двух моментов :

  • сколько Заказчик тратит на печать сейчас;
  • сколько Заказчик будет тратить в ближайший год (два, три)

При этом, нужно обязательно учитывать планируемые инвестиции в покупку печатной техники и расходных материалов к ней. Ведь может быть так, что как раз наступает время обновления (модернизации, крупного ремонта) существующего парка МФУ, принтеров, сканеров. А значит, кроме «Стоимости оборудования», за которое Заказчик уже заплатил деньги, в стоимость будущих отпечатков нужно закладывать размер затрат на обновление техники, которые предстоят (а зачастую — неизбежны) в ближайшее время.

Клиент . Вы предлагаете нам аутсорсинг печати ?

Аутсорсер . Да, это будет выгодно для Вас.

Клиент . Хорошо… А в чём подвох ?

Во всём этом должны быть (просто обязаны быть) «подводные камни», скрытая выгода аутсорсера, «сюрпризы» в договоре и т.п. Ведь не может быт так, что, арендуя* их новую технику, оплачивая работу их инженеров мы будем тратить меньше, чем сейчас. А сейчас у нас своя техника, которая уже почти самортизирована, свои инженеры на ставке, они сами заправляют картриджи.

Подводных камней, подвохов и сюрпризов нет. Всё прозрачно и подтверждается расчётами

Если, конечно, Вы правильно выбрали Аутсорсера 🙂

Почему так ? Потому что , Аутсорсер – это узкоспециализировання компания, а значит:

1.Аутсорсер покупает технику расходные материалы, ресурсные части, комплектующие и т.п. значимо дешевеле, чем конечные Заказчики.

Во-первых, объёмы закупок Аутсорсера (по этой товарной группе) ощутимо больше, чем объёмы закупок отдельно взятого конечного Клиента.

Во-вторых, производители оборудования, как правило, активно поддерживают Аутсорсера, предоставляя специальные цены на оборудование, материалы и т.п.

2.Аутсорсер, кроме того, что перемещает в прострастве и времени коробки с МФУ, принтерами и картриджами, проводит ещё и инженерную работу, в результате которой получает свой «секрет рецепта Coca — Cola ». Другими словами, он знает, как сделать так, чтобы техника функционировала исправно, обеспечивала требуемые качество и объём печати, потребляя при этом как можно меньше денег ( т.е. расходных материалов, времени инженеров и т.п.)

3. Один инженер Аутсорсера может эффективно обслуживать десятки (!) единиц оборудования Клиентов. Потому что, парк техники унифици р ован и оптимизирован. П отому что , есть удобные он-лайн инструменты коммуникации Аутсорсер-Клиент. П отому что , инженер ы Аутсорсера имеют высокую квалификацию.

P . S .* Аутсорсинг печати – это НЕ аренда оборудования, это услуга (см. Миф №1)

Аутсорсинг — враг ИТ отдела предприятия, ведь он может отставить без работы ИТ специалистов!

Трудов у ИТ отдела , конечно, поубавится. А может оно и к лучшему ? Ведь, как правило, у ИТ специалистов достаточно задач более интересных (чем заправка картриджей) и требующих ресурсов , квалификации и внимания.

Кому-то, наверняка, отсутствие забот по «печатке» — как гора с плеч.

Справедливости ради, нужно отметить, что внедрение аутсорсинга может коснуться узких спецов – заправщиков, если таковые есть на предприятии. Им прийдётся, вероятно, расширить свою специализацию, или переквалифицироваться, или… поменять работу. Это возможно, но далеко не обязательно. Ведь, как указывалось выше, не всегда аутсорсингом покрывается вся потребность в печати.Зачастую остаётся парк оборудования с малыми объёмами печати, но большой по численности.И его нужно продолжать обслуживать.

Читать еще:  Как узнать КБК организации по ИНН

Аутсорсинг — это кабала, зависимость от аутсорсера. Наш собственник предпочитает покупать печатную технику , обслуживать её самостоятельно и не от кого не зависеть.

Во-первых, подобные утверждения звучат от сотрудников компаний, как правило, в ракурсе -«со слов собственника…» или «собсвенник сказал, что…». Скорее всего, собственник не всегда получает полную информацию об аутсорсинге печати, не может или не хочет (в силу ряда причин) объективно оценить данный продукт.

Во-вторых, очевидное, ключевое (казалось бы. ) обстоятельство не принимается во внимание. А оно таково – деньги стоят денег!

Принтер, МФУ — это не станок, не технологическая линия, это не средство производства, генерирующее прибыль. Если,конечно, речь не идёт о полиграфии, рекламе и т.п.

Собственник, вкладывая деньги в непроизводственное оборудование, теряет деньги.

Как много теряет (может и не много) — это второй вопрос. Но факт на лицо.Средства на покупку техники могут выделяться из двух источников.

Первый источник – привлечённые (заёмные) деньги. В этом случае потери очевидны – это проценты по займам.

Второй источник – собственные деньги. При таком подходе прямых потерь, конечно, нет. Однако, вместо того, что бы эти средства пустить в производство или где-нибудь выгодно «пристроить», чтобы получать прибыль или дивиденды, собственник их «замораживает». То есть, недополучает прибыль.

Безусловно, описанная выше схема очень упрощена и не учитывает всех особенностей бухгалтерского и финансового учёта. Но фактор стоимости денег нужно обязательно принимать во внимание при оценке целесообразности внедрения аутсорсинга печати.

Бизнес: типография в Петрозаводске

История и экономика «Твоей типографии»

Кирилл и Тойво хотели организовывать вечеринки, а в итоге открыли типографию. Сейчас она приносит полмиллиона рублей в месяц.

Такой результат дался нелегко. Ребята полтора года не получали зарплату и выплатили 19 миллионов рублей по кредитам. Однажды при переезде в дверь не влез четырехсоткилограммовый принтер — пришлось тащить через окно.

Рассказываем их историю.

Афиши для вечеринок

Кирилл и Тойво познакомились в техникуме в 2006 году. Когда поступили в университет, начали искать подработку. Решили организовывать вечеринки в ночных клубах: это было веселее, чем стоять на кассе в общепите или грузить товар на складе.

Чтобы работать официально, в 2009 году открыли ООО . Тогда же сняли офис — 10 м² в центре города.

Для вечеринок требовались афиши, флаеры и листовки, их начинающие предприниматели заказывали в типографиях. В ноябре 2010 года ребята рассудили, что печатать самим дешевле. Когда их друг уходил в армию, он оставил ребятам 27 тысяч рублей под 20% годовых. На эти деньги Кирилл и Тойво купили принтер.

Ребятам понравилось работать руками и экспериментировать с бумагой и заливкой. Полиграфия оказалась интереснее вечеринок.

Два месяца Кирилл и Тойво пытались понять, есть ли спрос на услуги печати. Исследования не проводили, просто разговаривали со знакомыми и теми, кто заглядывал в офис. Новости о ребятах разносились по друзьям, и заказов приходило все больше.

Тойво в офисе «Твоей типографии». Первое время ребята все делали сами и иногда даже ночевали на работе

Напутствие от ФСБ

В январе 2011 года Кирилл и Тойво решили запустить производство и назвали его «Твоя типография». Третьим соучредителем стал друг Денис. В 2016 году у ребят разошлись взгляды на ведение бизнеса и Денис вышел из проекта.

После запуска надо было рассчитать цены. В то время у конкурентов не было фиксированного прайса на печать. Когда клиенты хотели распечатать цветной лист, менеджеры типографий мучили их расспросами о толщине бумаги и плотности заливки. В зависимости от ответов называли стоимость.

Клиент плохо представлял, как выглядит плотная бумага, а как — чуть поплотнее. Телефонный разговор напоминал диалог слепого с глухим и занимал в среднем три минуты. Если менеджеру звонили 30 человек в день, то только на переговоры он тратил полтора часа.

Ребята решили, что такая схема работы абсурдна. Тойво рассчитал среднюю цену листа, исходя из всех видов бумаги, заливок и амортизации оборудования. Цветная печать формата А4 теперь стоила 20 рублей. Это приносило доход и было дешевле, чем у конкурентов, которые просили 25—30 рублей за лист. Через несколько лет остальные типографии перешли на такой же формат работы.

С бумагой вышел забавный случай: когда предприниматели только начинали, им требовалась бумага на 150 $. Тойво написал письмо поставщикам, но из компании пришел ответ: заказ на такую смешную сумму им неинтересен — только от 500 долларов. Но лишних 500 долларов не было, и Тойво нашел другого поставщика, который без проблем продал бумагу в нужном объеме. С ним «Твоя типография» работает до сих пор.

Когда ребята стали закупать бумагу на три миллиона рублей в год, им позвонили из компании, которая когда-то давно отказала Тойво, и предложили свои услуги. Теперь отказался Тойво.

В 2015 году ребята начали делать значки. Первый значок Тойво сделал со своим именем. Он мечтал о нем с первого класса: у всех Алеш, Маш и Кать были значки с именами, а он — Тойво Продукцию, которую выпускают в «Твоей типографии», не нужно лицензировать. В 2011 году кто-то сказал Тойво, что лазерный принтер нужно регистрировать в ФСБ. Когда он пришел в ведомство, над ним посмеялись и сказали: «Идите уже работать»

Выбор оборудования

Наши герои решили: чем больше форматов, тем лучше. Так они надеялись обслужить больше клиентов. Поэтому ребята купили принтеры, которые могли печатать форматы А4, А3, А2, А1 и А0. Это стандартные размеры бумаги: А4 — размер офисных листов, А3 — небольшой афиши, А1 — ватмана, А0 — двух ватманов.

На деле оказалось, что клиенты в основном приходят за А4 и А3. Ребята поняли, что лучше было бы купить три принтера, которые печатают А4, чем один А0.

Остальное оборудование предприниматели покупали под конкретную задачу. Задачи ставили клиенты: приходили и спрашивали, можно ли напечатать такое. Если запросов было несколько, ребята понимали, что это нужно рынку, и покупали устройство.

потратили Кирилл и Тойво на оборудование за полтора года

Иногда оборудование приходилось покупать экстренно. Например, в прошлом декабре сломался цифровой принтер. На его ремонт уходит месяц — терпимо, если бы это случилось весной. Но декабрь — пик сезона, когда за месяц типография делает выручку как за квартал. Ребята купили новый принтер за 200 тысяч рублей, сумма отбилась быстро. Потом покупку отдали офис-менеджерам: они печатают на принтере тестовые экземпляры, чтобы не останавливать основное производство.

Между новым и старым оборудованием Кирилл и Тойво выберут новое: выше качество, меньше вероятность поломок, есть год гарантии. В старом пугает эффект неожиданности: если машины сломаются, типография должна будет закрыть крупный заказ, компания понесет убытки и получит удар по репутации.

На широкоформатном принтере «Эпсон» каждый день печатают плакаты, холсты, афиши и постеры На цифровом принтере печатают афиши и листовки

Иногда ребята нарушают свое правило. Однажды клиенты заказали много футболок — в типографии потребовался еще один термопресс. Это машина, которая переносит изображение на ткань. Кирилл и Тойво попросили термопресс в аренду у конкурента за две тысячи рублей. В ответ тот предложил им купить его. В типографии согласились и заплатили 20 тысяч. Первый же заказ отбил покупку. Новый термопресс стоил бы 60—80 тысяч.

Четыре раза ребятам предлагали купить банкротящиеся компании. В двух техника была старая и изношенная, поэтому предприниматели отказались. В третьей купили оборудование за 300 тысяч рублей — новое обошлось бы в два раза дороже. В четвертой — за 250 тысяч рублей, хотя у поставщиков эта техника стоит 750 тысяч.

Каждый раз Кирилл и Тойво считают, когда окупится оборудование. Обычно они ошибаются в два раза в свою пользу. Если появляется новая продукция, клиенты охотно ее заказывают и оборот компании растет.

Второй термопресс пригодится, если придет много заказов на печать на футболках или первый выйдет из строя Обрезки с производства ребята не выбрасывают, а сдают в переработку. Например, в 2018 году Кирилл и Тойво сдали 2,3 тонны макулатуры. На этом ребята заработали 9 тысяч рублей

Долгое время в «Твоей типографии» логотипы на ручках печатали на аутсорсе. Когда решили купить станок для печати, посчитали, что окупят его за три — четыре года. С тех пор ребята не помнят, чтобы он стоял без дела. Недавно пришел заказ на брендирование 10 тысяч ручек — это больше, чем в типографии напечатали за весь прошлый год. Если удастся сохранить такой темп, станок окупится за полтора — два года.

По сравнению с 2012 годом цены на оборудование выросли в среднем в два раза. Первый ручной нож для нарезки бумаги обошелся ребятам в 56 тысяч рублей. Сейчас такой же стоит 118 тысяч рублей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector