Как утвердить формы документов внутри организации

Приказ об утверждении бланка организации

Приказ об утверждении бланка организации – это официальное распоряжение начальника, которое обязательно составляется в письменной форме. Благодаря этому приказу, документ имеет юридическую силу, а также это является одним из способов подтверждения его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью – грифа утверждения документа.

Зачем нужны фирменные бланки

Фирменные бланки нужны для того, чтобы организация могла:

  • отправлять свою документацию другим компаниям;
  • осведомлять о происходящих изменениях в своей деятельности;
  • оформлятьписьменные уполномочия, благодаря которым можно представлять интересы компании в других компаниях;
  • доставлять документы в контролирующие организации;
  • официально поздравлять спраздниками.

В принципе, организация может вести деловую переписку и оформлять различные документы на бумаге, не имеющей фирменного логотипа. Но если он будет присутствовать, то это, во-первых говорит о солидности организации, а во-вторых создает впечатление о стабильности и серьезности намерений.

Как создается

Фирменный бланк можно создавать тремя разными способами:

  1. Самостоятельно придумать логотип и сделать зарисовку дизайна будущего бланка.
  2. Заказать разработку и печать в полиграфическом производственном предприятии.
  3. Использовать готовые шаблоны, которые есть в специальных программных обеспечениях.

Как сделать бланк запоминающимся

Чтобы бланк был легко запоминающимся необходимо:

  • стремиться к простоте;
  • воспользоваться графическими редакторами (Photoshop, Illustrator, InDesign);
  • определиться с информацией, которая должна бросаться в глаза и выделить любыми способами;
  • использовать оригинальную форму с необычным сочетанием цветовой палитры;
  • не «размазывать» картинку.

ВАЖНО! Логотип лучше всего использовать в углу бланка или рядом с полным названием организации.

Но ни в коем случае его нельзя:

  • размещать несколько раз на одном листе;
  • использовать логотип в качестве фонового рисунка.

Что касается последнего, то это объясняется тем, что в большинстве случаях организации чаще всего передают документы, используя факс, а факсимильная связь будет очень плохо печатать на термопленке «перегруженные» графическими элементами документы, следовательно, при пересылке логотип очень плохо будет видно.

Что отображается в документе

Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем обязательно должно содержаться следующее:

  • логотип и полное ее название;
  • контактные данные;
  • банковские реквизиты;
  • заголовок;
  • дата, когда составлен приказ;
  • город, где был составлен документ;
  • регистрационный №;
  • прописана фраза – «В целях оптимизации процесса делопроизводства и обеспечения единобразия при оформлении… (название организации) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись директора и ее расшифровка.

В самом тексте должны быть указаны примерно такие формулировки:

  1. Утвердить и ввести в действие с ..по .. год общий бланк для писем, приказов основной деятельности, служебных записок, а так для прочих видов документов.
  2. Документы…(название организации) изготавливать только на бланках, утвержденных п.1 настоящего приказа. Применение других бланков не допускается.
  3. Секретарю-делопроизводителю не принимать для согласования, подписания и утверждения должностными лицами …(название организации) проекты документов, изготовленные на бланках форм, отличных от утвержденных п. 1 настоящего приказа.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за (собой или другим сотрудником).

Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа

Перечень требований, которые должен соблюдать специалист во время составления приказа:

  • Придерживаться установленного законом интервал между краями страницы и текстом.
  • Приказ издается только на белой и высококачественной бумаге формата А4.
  • Дата должна быть прописана цифрами.
  • Указать контактные данные организации.
  • Нельзя использовать государственную символику РФ.
  • В документе должны присутствовать все подписи и их расшифровки.
  • Оттиск печати.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения

Чаще всего заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • отсутствие банковских реквизитов;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не указать время действия утвержденных фирменных бланков;
  • не указать должность;
  • вносить поправки простым карандашом либо ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • много исправлять в документе;
  • допускать орфографические ошибки;
  • искусственно состаривать приказ;
  • затирать ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Чтобы исправить ошибки в документе, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переделать документ – это способ актуален в том случае, если ошибки были обнаружены:
    • до того как начальник поставил подпись;
    • в момент подписания.
  2. Напечатать новый документ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, который аннулирует приказ, где присутствуют различного рода ошибок и должен содержать следующее:
    • № документа;
    • дата, когда он был составлен;
    • название;
    • сам текст должен начинаться со слов «Считать недействительным»;
    • кратко, почему его решили аннулировать;
    • ФИО лица, несущего ответственность за исправленные ошибки;
    • подпись.

Заключение

Итак, используя фирменный логотип можно словесно или графически обозначить различную информацию о товаре или самой организации, тем самым увеличивая ее узнаваемость . А это означает, что организация имеет право самой выбрать или разработать фирменный бланк, действуя согласно принципам этики делового общения. Если бланк будет оформлен грамотно и напечатан на высококачественной бумаге, то это только подчеркнет социальный статус организации.

Утверждаем формы первичных учетных документов

Мы разработали бухгалтерскую учетную политику. Правильно ли мы понимаем, что утверждать в ее составе нужно все применяемые нами формы первички: как разработанные самостоятельно, так и применяемые по унифицированным формам?

Формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно, нужно привести в качестве приложений к бухгалтерской учетной политике п. 4 ПБУ 1/2008 . Туда должны попасть:

  • разработанные вами формы документов, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм;
  • унифицированные формы, которые ваша организация дополнила своими реквизитами.

Если же вы будете использовать формы документов, утвержденные Росстатом (Госкомстатом), не внося в них никаких изменений, то делать их приложением к учетной политике не надо. В этом случае достаточно указать, что первичные учетные документы вы составляете по унифицированным формам. Это можно сделать, добавив, например, такую фразу:

«Для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни организацией применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

  • Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”;
  • Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”;
  • Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” и др. ».
Читать еще:  Как открыть благотворительную организацию в России

Впервые учетную политику и приложения к ней утверждают приказом руководителя в течение 90 дней со дня внесения сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Затем не надо каждый год утверждать новую учетную политику или издавать приказ о продлении действия старой. Если нужно, учетную политику можно изменить или дополнить ст. 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9, 10 ПБУ 1/2008 .

Бухгалтерскую учетную политику и учетную политику для целей налогообложения можно составить: в виде двух отдельных документов либо в виде одного документа с двумя разделами (один — по вопросам бухгалтерского учета, а другой — по вопросам налогового).

Вариант приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики:

Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь»
ПРИКАЗ № 10
об учетной политике

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

1. Утвердить Положение об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета на 2016 г. (далее — Положение) (приложение к настоящему Приказу), в том числе альбом форм первичных учетных документов, являющийся приложением к Положению.

2. Настоящий Приказ вступает в силу с 27 июня 2016 г.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Ольгу Константиновну.

Как утвердить первичные документы

Л. Г. Лагутина, доцент кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С. Ю. Витте, к. э. н

Журнал «Учет в торговле» № 2, февраль 2014 г.

Арбитры уделяют большое внимание тому, насколько первичный документ выполняет функцию подтверждения совершения хозяйственной операции. Об особенностях разработки и утверждения форм «первички» – в статье.

Особенности составления «первички»

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется с помощью первичного документа. Об этом сказано в части 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Проанализируем, каковы требования и особенности составления «первички».

Налоговики не вправе устанавливать обязательные формы первичных документов. Поэтому расчеты налоговой базы должна подтвердить в том числе бухгалтерская «первичка». И согласны с этим не только чиновники (письма Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261, от 22 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/5002), но и судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 декабря 2013 г. № 09АП-35547/2013).

Но для этого в «первичке» обязательно должны быть указаны ее наименование, дата составления, содержание факта хозяйственной жизни, включая его величину в натуральных или денежных единицах измерения с указанием самих единиц. Также в первичном документе отражается название компании. Обязательным является и указание должностей и наличие подписей соответствующих ответственных лиц. О том, что все эти сведения необходимы, сказано в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

При разработке форм первичных документов можно включить в них и дополнительные данные. Финансисты отмечают, что законодательством о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в «первичку» таких сведений (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Дополнение может происходить по мере необходимости, например в связи с характером факта хозяйственной жизни, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления или технологией обработки учетной информации.

Возможность объединения данных

Бывают ситуации, когда возможно составление единой формы на основе объединения нескольких других. Так, в приложении № 1 к письму ФНС России от 21 октяб­ря 2013 г. № ММВ-20-3/96@ чиновники предложили рекомендательную форму универсального передаточного документа. Она разработана на основе счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, а также ранее обязательных для применения документов по передаче материальных ценностей (формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1, товарный раздел ТТН). По мнению налоговиков, такой документ дает возможность одновременно учитывать оформленный факт хозяйственной жизни, а также использовать право на вычет по налогу на добавленную стоимость и подтвердить затраты. Отметим: форму универсального передаточного документа организация может разработать само­стоятельно, при условии, что будут соблюдены требования Закона № 402-ФЗ и главы 21 Налогового кодекса РФ.

Как утверждается «первичка»

Первичные документы составляются по формам, которые определены руководителем. Делается это по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Об этом говорится в части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Финансисты уточняют: руководитель не просто утверждает формы, но и определяет состав «первички», а также перечень лиц, имеющих право их подписывать (информация № ПЗ-10/2012).

На практике формы разрабатываются бухгалтерией, после чего происходит их утверждение. Для этого оформляются отдельные приказы или распоряжения в рамках учетной политики либо выпускается самостоятельный внутренний документ, посвященный организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни,

Стоит отметить, что в учетную политику необходимо включить в качестве ее приложения полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться, и привести их образцы с пояснениями по заполнению.

Также нужно определить круг лиц, которым доверено право подписи первичных документов.

Помимо этого разрабатывается график документооборота. В нем указывается, кто и при каких обстоятельствах составляет каждый вид документа, сколько экземпляров нужно выписать и кому их требуется передать. Также требуется привести подробное описание того, каким образом происходит обработка и хранение первичных документов.

Причем целесообразно сделать так, чтобы фрагмент графика документооборота прилагался к каждой должностной инструкции.

В этом случае работники точно будут знать, с какими первичными документами они должны работать и как это следует правильно делать.

Когда применяются унифицированные формы

Применяются не только самостоятельно разработанные формы, но и унифицированные. Используются также и формы, принятые органами негосударственного регулирования бухучета, и иные рекомендованные документы. Например, преду­смотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н для субъектов малого предпринимательства (информация № ПЗ-10/2012).

Причем некоторые унифицированные формы нужно использовать в любом случае. Обязательными к применению продолжают оставаться те документы, которые установлены и регулируются нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами на основании законодательства. Например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, расчетно-платежные и платежные ведомости.

Читать еще:  Как узнать есть ли иски на организацию

Важно запомнить

Компания может пользоваться унифицированными формами первичной документации, а также теми, которые рекомендованы ФНС России, утвердив то, что ей необходимо, в учетной политике. Кроме того, «первичку» можно разработать и самостоятельно, при условии, что документирование не регламентируется какими-либо нормативными актами (например, для кассовых операций).

Какими формами документов пользоваться в организации?

МОЖНО ЛИ ПРИМЕНЯТЬ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ, УТВЕРЖДЕННЫЕ ГОСКОМСТАТОМ?

С 1 января 2013 г. коммерческие организации должны утверждать новые унифицированные формы кадровых документов. Может ли наша организация продолжать работать с прежними формами (из-за компьютерных программ), добавив в них поле для расшифровки подписи? Нужно ли издавать приказ о применении в организации прежних унифицированных форм? Как его правильно составить?

Заметим, что не только коммерческие, но и некоммерческие негосударственные организации должны самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов бухгалтерского учета, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, предусматривающие какие-либо выплаты работникам (заработную плату, отпускные, командировочные, оплату за работу в выходные дни, оплату за выходные (например, донорские) дни и т. п.).

Разумеется, можно продолжать пользоваться теми же формами, которые применялись до 2013 г., однако необходимо издать приказ об утверждении форм приказов для применения в организации, а сами формы распечатать и в качестве альбома форм приложить к приказу.

КАК УТВЕРДИТЬ ЛОКАЛЬНЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ?

С января действует закон, упразднивший унифицированные формы документов. Но, тем не менее, ими можно продолжать пользоваться, если издать соответствующий приказ. Как он должен выглядеть?

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

При издании приказа о введении в действие (утверждении) инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), одним из приложений к которой является Альбом, издание отдельного приказа о введении в действие последнего не требуется. Приказ о введении в действие Альбома приведен в примере.

При введении в обращение новых форм документов (помимо предусмотренных Альбомом) об этом, как правило, издается соответствующее распоряжение. Такого же порядка мы рекомендуем придерживаться и при изъятии из обращения форм документов, предусмотренных Альбомом (в том числе в связи с их упразднением, заменой новыми и т. п.).

Пример

Фрагмент приказа об утверждении альбома форм документов

О введении в действие Альбома форм документов

В целях совершенствования документационного обеспечения управления повседневной деятельностью организации, установления единого порядка применения форм документов

1. Ввести в действие с 1 января 2013 г. Альбом форм документов (прилагается), в составе которого применять и унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

2. Начальнику отдела документационного обеспечения управления А. Б. Волковой не позднее 23 декабря 2013 г.:

2.1. Провести с руководителями подразделений организации инструктивно-методическое занятие о порядке применения форм документов, предусмотренных Альбомом форм документов, в повседневной деятельности соответствующих подразделений.

2.2. Обеспечить автоматизированные рабочие места руководителей подразделений организации электронными копиями Альбома форм документов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по управлению Е. Д. Григорьеву.

Приложение: по тексту, на 100 л.

И. В. Журавлева, юрист, автор и преподаватель «Школы Кадровика» при Институте повышения квалификации ИКТ; М. Ю. Рогожин, эксперт

Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6, 2013.

Приказ об утверждении форм первичных документов, который позволит применять собственные формы

С 2013 года организациям в равной степени разрешено применять как унифицированные формы первичных документов, так и формы, самостоятельно утвержденные руководителем компании. Формы каких документов изменять нельзя? Обязательно ли проставление печати на самостоятельно разработанных формах?

С 1 января 2013 года в законодательстве отсутствует требование об обязательном применении первичных документов по унифицированным формам (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ). Плюс в том, что такое нововведение не запрещает организациям применять уже привычные формы документов, при необходимости значительно упростив утвержденные формы. Только при этом важно оставить обязательные реквизиты, так как требование об их наличии не отменено (см. врезку ниже).

1 . Формы первичных документов компания вправе утвердить как часть учетной политики (приложением к ней), так и отдельным приказом руководителя. Положения Закона № 402-ФЗ не обязывают компанию прописывать перечень разработанных форм первичных документов именно в учетной политике. Раньше такое требование прямо было установлено в пункте 3 статьи 6 утратившего силу Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Таким образом, руководитель вправе утвердить новые формы отдельным приказом (образец представлен ниже). Причем не запрещено составлять такие локальные акты и в течение года по мере возникновения необходимости в новых формах первичных документов. Например, организация начала осуществлять новый вид деятельности, о котором на момент разработки и утверждения форм «первички» еще не было известно.

Отметим, что, по мнению некоторых специалистов, формы документов утверждаются исключительно как часть учетной политики. При этом они ссылаются на пункт 4 ПБУ 1/2008, согласно которому при формировании учетной политики утверждаются формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Однако приведенные мнения не противоречат друг другу — главное, чтобы формы были утверждены в принципе.

2 . Общий приказ об утверждении форм первичных документов логичнее датировать не позднее 31 декабря 2012 года. Прямой нормы о том, на какую дату утверждаются формы первичных документов, применяемые организацией, в Законе № 402-ФЗ не содержится. При этом согласно пункту 5 статьи 8 этого закона учетная политика применяется последовательно, из года в год. В целях обеспечения сопоставимости отчетности за ряд лет ее изменение производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения. Таким образом, подписать общий приказ об утверждении форм первичной документации, которые, по сути, являются частью учетной политики организации, логичнее не позднее 31 декабря 2012 года.

Читать еще:  Как правильно списать бензин в организации

Если же в течение года у компании возникнет необходимость в разработке новых форм или дополнении уже утвержденных на начало 2013 года, то это можно также отразить в дополнительном приказе руководителя.

3 . В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. При разработке собственных форм первичной документации компания может упростить задачу и взять за основу унифицированные документы. Из них организация вправе убрать ненужные ей реквизиты, оставив только обязательные (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Однако в некоторых случаях разработка собственных форм запрещена (см. врезку ниже). В частности, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, установленные на основании других федеральных законов (информационное сообщение Минфина России № ПЗ-10/2012).

Отметим также, что в случае если организация использует формы из специализированной бухгалтерской программы, то менее затратно продолжать ими пользоваться, чем перепрограммировать программу с целью убрать несколько строк в первичном документе.

4 . При изменении первичного документа в процессе сделки нет необходимости вносить исправления в приказ об утверждении его формы. Не исключено, что контрагент может попросить изменить или дополнить форму первичного документа, уже закрепленную в приказе. Пункт 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ позволяет сделать это. При этом необходимо указать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации. Таким образом, отдельно утверждать согласованный с контрагентом первичный документ повторно в приказе нет необходимости.

Главное новшество

Унифицированные формы первичных документов применять не обязательно

Прежний закон о бухучете предусматривал, что первичные документы принимаются к учету, только если они составлены по унифицированным формам, а документы, для которых такая форма не предусмотрена, должны содержать обязательные реквизиты.

Эти же реквизиты теперь перечислены и в новом бухгалтерском законе с общей оговоркой о том, что каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным документом, содержащим такие реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В частности, это:

— наименование документа;
— дата составления;
— наименование организации, составившей документ;
— содержание сделки;
— величина натурального или денежного измерения операции с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
— подписи лиц с указанием их ФИО либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Таким образом, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм учетной документации, применять не обязательно

Важный нюанс

Большинство форм кассовых документов организациям дорабатывать запрещено

Минфин России сообщил, что формы первичных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны к применению (информационное сообщение № ПЗ-10/2012).

Таким образом, в 2013 году продолжают действовать формы кассовых и банковских документов, утвержденные в Положении о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России от 12.10.11 № 373П). В частности, это:

— приходные и расходные кассовые ордера (№ КО-1 и КО-2);
— кассовая книга (№ КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5);
— расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);
— платежная ведомость (№ Т-53);
— платежное поручение (код 0401060);
— инкассовое поручение (код 0401071);
— платежное требование (код 0401061).

Таким образом, формы кассовых и банковских документов, которые прямо не поименованы в положении о порядке ведения кассовых операций (например, авансовый отчет (№ АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (№ КО-3)), организация вправе изменять по своему усмотрению

Это отчасти связано с тем, что каждый двусторонний документ по сделке подписывается представителями обеих сторон с указанием их инициалов и даты. Перечисленные действия позволяют сделать вывод, что стороны согласны с содержанием и формой документа. Таким образом, руководитель может закрепить в приказе шаблон документа с указанием, что он может быть видоизменен в процессе сделки. Однако изменения в первичных документах можно производить только в необязательных реквизитах, которые не указаны в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

5 . Организация вправе не указывать в разработанных формах первичных документов место для печати. Практически на всех унифицированных документах отведено место для печати, поэтому бухгалтеры до 2013 года были вынуждены ее проставлять. Учитывая, что применение унифицированных форм перестало быть обязательным, организация вправе самостоятельно решать, отводить или нет место на первичном документе для проставления оттиска печати (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Хотя отсутствие реквизита «Место печати» чревато спорами с налоговиками. Ведь в ранее действовавшем Законе № 129-ФЗ печать также не являлась обязательным реквизитом. Однако инспекторы зачастую отказывали организации в расходах, указывая на то, что первичный документ составлен с нарушением, поэтому он является недостоверным.

Суды в большинстве случаев поддерживали налогоплательщиков, указывая, что недочеты в оформлении документов не являются обстоятельством, свидетельствующим об их недействительности, даже в отношении товарных накладных (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.07.11 № А70-10479/2010).

6 . Руководитель вправе самостоятельно установить в приказе срок хранения первичных документов. Нормы налогового и бухгалтерского законодательства по данному вопросу противоречивы. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщик должен обеспечивать сохранность первичной документации в течение четырех лет. Однако в пункте 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ установлен минимальный пятилетний срок хранения таких документов. Минфин России также не вносит ясности, цитируя указанные нормы (письмо от 26.04.11 № 03-03-06/1/270). Поэтому руководителю организации целесообразно закрепить в приказе об утверждении форм первичных документов и срок их хранения. Безопаснее прописать, что такой срок составляет не менее пяти лет.

При этом в отдельных случаях хранить «первичку» придется в течение более 10 лет. Так, из постановления Президиума ВАС РФ от 24.07.12 № А40-9620/11-1404 следует вывод, что первичные документы, которые подтверждают образование или перенос убытков налогоплательщика при расчете налога на прибыль, должны храниться 13 лет. Из них 10-летний срок предоставлен для переноса убытков, а 3 года — для проведения проверки

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector