Как правильно хранить кадровые документы в организации

Хранение кадровых документов в организации

Ведение и хранение кадровых документов в организации является важным процессом. Работодатель законодательно обязан вести эти документы, ведь эти бумаги первыми подлежат проверке со стороны Государственной инспекции труда. В них отражена вся история рабочих отношений между нанимателем и работником. Существует ряд правил для обеспечения надлежащего хранения такой документации. О том, как применять эти правила в 2017 году, разговор пойдет ниже.

Какие требования существуют

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  • Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  • Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  • При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  • Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  • В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  • В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
  • Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  • Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  • Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  • Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
  • Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  • Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
  • Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Читать еще:  Какие организации вправе применять упрощенную бухгалтерскую отчетность

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Сроки хранения кадровых документов

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
  • закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
  • приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

  • предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
  • связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

  • копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
  • документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

  • обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
  • факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

  • если до 1 января 2003 года − 75 лет;
  • если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

Читать еще:  Где проверить СРО организации

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

  • приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
  • личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
  • табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
  • приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
  • материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
  • правила трудового распорядка – 1 год;
  • график отпусков – 1 год;
  • документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
  • документы об учете рабочего времени – 3 года;
  • должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
  • экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
  • бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
  • договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
  • книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

  • договор в двух экземплярах;
  • приказ о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • график отпусков;
  • личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Хранение кадровых документов

Хранение кадровых документов

  • 15.09.2016&nbsp&nbsp
  • Бизнес &nbsp&nbsp
  • Персонал &nbsp&nbsp

Там, где есть хотя бы один работник, появляются трудовые отношения, которые должны быть надлежащим образом оформлены, а документы сохранены для дальнейшей правомерной деятельности организации и работника.

Как правильно оформлять отношения с персоналом

Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации?

Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах:

  • нормы внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • трудовой договор;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • график учета рабочего времени;
  • приказ об отпусках;
  • должностные инструкции.

На основании выуказанного, а также согласно Перечня документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ 25.08.10 №558 (в ред.от 16.02.2016) работник кадровой службы обязан вести правильный учет и обработку документации, относящейся к деятельности каждого работника:

  • заключение трудового договора;
  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • аттестация;
  • премирование;
  • предоставление отпусков;
  • оформление командировок;
  • увольнение.

Сроки хранения, определенные законом

В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.

Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

  • постоянного хранения;
  • долговременного – более 10 лет;
  • кратковременного – менее 10 лет.

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.

Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

  • в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
  • полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.

Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

При увольнении документы, связанные с работником, оформляются в отдельную папку, прошиваются, нумеруются и сдаются в архив — наступает последующая стадия.

Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.

Нововведения для кадровых документов

С марта 2016 года сроки хранения бумаг для личного состава, созданных в 2003 году, изменились:

  • в госорганизациях, органах местного самоуправления, а также в организациях, обязанных передавать документацию в государственные архивы – в течение 50 лет со дня создания документа;
  • кадровые документы ликвидированных госорганов, местного самоуправления, государственных, муниципальных и частных предприятий, поступающие в госархивы – по истечение 50 лет с момента создания;
  • для остальных – не менее 50 лет со дня создания.

Документы, связанные с персоналом и оформленные до 2003 года, будут храниться, как прежде, 75 лет.

Изменилась ст.19 Перечня 558: срок хранения приказов об очередных и ученических отпусках, а также внутрироссийских и зарубежных командировках должен составлять 5 лет.

Документами постоянного хранения необходимо считать все те, которые не перечислены в п. «б» ст.19 Перечня.

Электронное хранение

Удобство хранения архивной документации в электронном виде привело к разработке правил, утвержденных приказом Минкультуры России №526 от 31.03.2015г, в результате соблюдения которых исключается утрата, искажение и уничтожение информации.

Использование электронного носителя разрешается при условии:

  • наличия, как минимум, 2-х экземпляров электронной версии – рабочий и основной;
  • обеспечения необходимыми программными и техническими средствами для полноценной работы с документами;
  • организации охраны от недозволенного доступа к содержимому архива.

Один раз в пять лет предприятие обязано проводить технический контроль содержимого электронного архива и проводить перезапись устаревшей информации.

Правильное уничтожение документов

Уменьшение срока хранения по отношению к указанному в нормативных актах не допускается. По истечении установленного законом периода для некоторых бумаг необходимо провести экспертизу, которая покажет значимость документа на текущий момент.

Если документ ценен по каким-либо критериям, то срок его хранения продлевается. Для этого составляется соответствующий акт. Если в указанный срок документ не имеет значимости, то оформляется акт на его уничтожение с необходимой описью и выбором способа утилизации – на бумаго- перерабатывающей фабрике или шредированием.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье.

Читать еще:  Какие организации имеют право перейти на УСН

По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее – Закон об архивном деле). Для этих целей формируются дела.

Скачайте документы из статьи

Порядок формирования дел для хранения документов в организации

Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.

При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.

Основные правила формирования дел для организации хранения документов

Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 3. Оформляется обложки дела.

На обложке указываются следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • полное наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранение документов.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.

Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.

Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.

Правило 7. В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

Правила группировки документов в дела

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:

Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.

Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.

Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;

Группа 4. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.

Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше.

Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).

Формирование дела с приказами по личному составу

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:

  • 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
  • 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает 250, то дело делится на тома (например, том 1, том 2 и т.д.).

Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).

Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов

Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности

Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.

После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».

Формирование дела с договорными документами для организации хранения

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».

После увольнения сотрудника трудовой договор (соглашения) изымается из дела и в алфавитном порядке подшивается в другое дело «Трудовые договоры уволенных работников».

Правила архивирования документов в организации

Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:

Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).

Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.

Правила хранения документов в архивах организации

В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:

  • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
  • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
  • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Правила уничтожения документов в организации

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

Архивное хранение кадровых документов организации

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком.

Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения. Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector