Как нумеровать договоры в организации

Нумерация договоров в организации правила

Как правильно вести нумерацию договоров в организации. Нумерация трудовых договоров в организации


Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие. На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к серьезным проблемам, которые порой приходится решать в суде.

Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7):

moedelo_service

При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения.

В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года.

Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».Реестр договоровКакой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия.

Как нумеровать договоры в организации

Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с.

Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения.

Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19. При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение.

Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру.

Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее.

Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ.

В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново.

Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью.

Сквозная нумерация договоров в организации.

Нумерация трудовых договоров в организации

Хотя в соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные, бухгалтерские, финансовые и другие. На практике многие читатели сталкивались с тем, что иногда договор не имеет номера. Но вместе с тем именно отсутствие номера на договоре иногда приводит к , которые порой приходится решать в суде.

Посмотрим несколько примеров из судебной практики. Постановление ФАС СЗО от 19.12.2005 № А56-6971/2005: Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем .

Одной из причин было названо отсутствие в ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег. Постановление ФАС СЗО от 03.11.2005 № Ф04-7721/2005 (16362-А46-7): Налоговый

Нумерация трудовых договоров в организации

Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

  1. Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.
  2. Москва: +7(499)350-6630.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно! Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudoustrojstvo/dogovor/numeraciya.html В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов.

В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале.

Систематизация бухгалтерии

для удобства можете отдельно журнальчик завести.

но это не обязательно!К каждому трудовомудоговору своя нумерация в хронологическом порядке, начиная с 1 Какой дополнительный индекс указать в нумерациитрудовогодоговора с генеральным директором? «Икс» например 12-Х. И все поймут что это ШЕФ.

как регистрировать дополнительные соглашения к трудовомудоговору, какаянумерация? Попорядку. Допустим, договор был заключён 1 от 01.01.2009г. и даже отсутствие трудовогодоговора в письменной форме не обозначает невозникновение трудовых правоотношений.Сделайте допсоглашение, где пропишите оклад, еще какие есть недочеты в договоре и в двух

Нумерация договоров в организации.

Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

  1. путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.
  2. в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
  3. в том же журнале, где ведутся контракты;

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства.

Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Как нумеровать договора

договор №345-Ид от 23.03.2011.

Даже если всякое подразделение компании занимается оформлением и согласованием документов, книга учета договоров должна быть одна. Напротив номер а документов будут повторяться, что внесет в действие фирмы разлад. Возложите секретарю либо заведующему канцелярией вести данный журнал.

Не выдавайте работникам печать и не подписывайте документ у генерального директора до тех пор, пока ему не присвоен идентификационный номер

Совет 1: Как нумеровать договора

Полезный совет Единожды выработанные принципы нумерации договоров помогут избежать путаницы на всем протяжении сотрудничества с постоянными клиентами.

Совет 2 : Банковский счет: понятие и принципы присвоения номера Одна из ключевых ролей государственных и частных банков заключается в предоставлении клиентам возможности открытия счетов для хранения денег. Длина и другие особенности номера банковского счета вовсе не являются случайными и имеют под собой определенную юридическую основу.

Официально банковский счет – это юридический договор между банком и физическим либо юридическим лицом, основным предметом которого выступают денежные средства.

В соответствии с договором клиент получает право аккумулирования собственных финансов в текущем банке и возможность обращения к ним в любой (либо определенный) момент. Средства размещаются среди внутренних активов организации, которая в свою очередь

Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления

Потому, если бессрочный документ будет иметь реквизит 09/2015, то срочный – 09/2015с.

Еще один вариант – дополнительно вписывать не только дату заключения, но и дату расторжения. Тогда порядковый номер будет выглядеть следующим образом: 1812-16-0106-17/19. При изменении определенных условий сотрудничества между работодателем и работником составляется дополнительное соглашение.

Оно нумеруется еще проще — по его порядковому номеру. Если ранее к указанному соглашению не было приложений, тогда в реквизитах первого дополнительного соглашения будет под первым порядковым номером и так далее. Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ.

В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново.

Корректная нумерация и пролонгация договоров в ООО

1) Подскажите, пожалуйста, как правильно упорядочить делопроизводство в ООО по договорам оказания транспортных услуг (грузоперевозки). Например, договоры заключены в 2012 году, им присвоены номера с № 01, № 02 и т.д., в следующем году заключены новые договоры с новыми заказчиками. Так вот новым договорам 2013 года присваивать номера с № 01, 02 и т.д. или продолжить общую нумерацию, начатую с самых первых договоров нашего ООО?

2) Как правильно пролонгировать договоры? В наших договорах в пункте «Срок действия настоящего договора» указывается, что «. договор действует по 31 декабря текущего года. Настоящий договор может быть расторгнут, изменен и пролонгирован по письменному соглашению сторон». Как правильно оформить пролонгацию договора?

Нумерация договоров производится по правилам, установленым в вашей организации. Как правило номер договора включает порядковый номер и год договора, иногда буквенный код, в зависимости от вида договора, иногда в нумерацию включается месяц заключения договора.

В крупных организациях в договор иногда включается индекс подразделения, которое отвечает за подготовку и исполнения договора.

Иногда номер договора ставится через дробь — вначале порядковый номер в организации, от которой исходит договор, затем через дробь порядковый номер в организации, для которой этот договор является «входящим».

Пролонгируются договоры дополнительными соглашениями к договору. Если хотите «автоматической» пролонгации, то как правило «если ни одна сторона не заявит об ином за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий год/на каждый последующий год». Зависит от договора.

Посмотрите ЕГСДОУ (Единое государственное документационное обеспечение управления) и УСОРД (Унифицированная система организацонно-распорядительной документации),

Читать еще:  Как сформировать имущество некоммерческой организации

1. Порядок нумерации договоров определяется самостоятельно Вашей организацией. Если для Вас важно контролировать количество контрагентов за все время, то ставьте сквозную нумерацию. Если хотите сделать акцент на год заключения договора, можно каждый год начинать нумерацию заново и добалять год заключения договора. Также можно применить и смешанный порядок, допустим при сквозной нумерации через дробь ставится год заключения. Это все на Ваше усмотрение, Для упорядочения, можете обратиться к унифицированной системе.

2. Удобнее прописать в договоре автоматическую пролонгация, для этого, я бы порекомендовала составить указанный пункт следующим образом: «Договор действует по 31 декабря текущего года. Если ни одна сторона не заявит о расторжении договора за 30 дней до окончания срока действия договора, договор пролонгируется на тех же условиях на следующий календарный год, анологичный порядок действует и в последующем.»

Похожие вопросы

Как сделать договор ООО с ИП на аренду Транспортного средства если подписант у ИП и ООО один и тот же

Как составить договор ООО с физ. Лицом, чтобы не платить отчисления в пфр, фсс и т.д.?

Как составить договор у ООО и платит ли ООО НДС с этой перечисленной суммы

Как расторгнуть договор на услуги с ООО * и кредитный договор

Я ИП. Не могу найти образец договора, по мойке окон объекта, на 6 месяцев, с помесячной оплатой и пролонгацией

Регистрация договора обеими организациями в СЭД

Каждая из сторон договора имеет полное право присваивать договору регистрационный номер (индекс) в рамках своей системы регистрации, чтобы учитывать договоры. И это несмотря на то, что номер не является обязательным реквизитом для договора. Обязательной для него является дата, которая должна быть единой в договоре и в системах регистрации каждой из сторон.

Регистрироваться договор может по-разному:

  • в каких-то организациях это делают в информационной системе (и тогда заполняется «входная форма»);
  • в других – заполняют строку в таблице журнала регистрации, который ведется в Word или Excel;
  • крайне редко сейчас это делается в бумажном журнале.

Но в любом случае желательно, чтобы среди полей «входной формы» в информационной системе (либо граф журнала регистрации) были следующие:

  • вид (разновидность) договора;
  • наименование организации-контрагента;
  • дата;
  • индекс (присваивается вашей организацией, в т.ч. автоматически по счетчику номеров договоров в системе ЭДО);
  • индекс контрагента (регистрационный номер, присвоенный договору контрагентом, вы должны включить в отдельное поле с целью полной идентификации договора);
  • предмет договора;
  • сумма;
  • срок действия;
  • подразделение-исполнитель и т.п.

Как видите, надо иметь два поля: одно для ввода своего регистрационного номера, другое – для номера, присвоенного контрагентом. И тогда проблем не возникнет. Если ваша система ЭДО пока имеет только одно из этих двух полей, то закажите добавление нового ИТ-отделу вашей организации (а в таблицу Word или Excel вы его и сами легко добавите).

Если договору каждая сторона присвоила свой регистрационный номер, то обычно они указываются через косую черту

На договоре с впечатанным регистрационным номером контрагента вы можете дописать вручную свой регистрационный номер

Что касается структуры регистрационного номера, который присваивается договорам, заключаемым вашей организацией, то его первая часть (номер/год) не будет вызывать сомнений, если эти номера присваиваются по видам сделок (т.е. в пределах конкретных документопотоков, которые поддерживаются классификатором).

Классификатор видов и разновидностей договоров обычно разрабатывается совместно юридической службой и службой делопроизводства, утверждается приказом первого руководителя (по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) и подгружается в систему ЭДО как один из ее справочников. За ведение классификатора обычно отвечает служба делопроизводства, но эту ответственность вполне можно передать и юридической службе.

Вторая часть регистрационного номера (индекс организации), упомянутая в вопросе читателя, вызывает сомнения. Если это индекс вашей организации, то в вашем же регистрационном номере он не имеет смысла. А если это индекс организации-контрагента, то он должен поддерживаться классификатором организаций-контрагентов (его ведение более трудоемко, т.к. контрагенты часто меняются).

Поделимся опытом лучших практик. В вашем случае структура индекса может быть следующей: номер/год-вид сделки (например, № 345/2019-воу, где «воу» означает договор возмездного оказания услуг). Но в структуре индекса обычно рядом располагают номер и вид сделки, а год заключения договора оформляют через косую черту или дефис (например, № 345-воу/2019 или № 46 ВОУ-2019). Разные элементы сложного индекса можно отделять друг от друга знаками («-», «/», «.», «:»), пробелом, что-то можно писать заглавными буквами. Однако заметьте: если внутри регистрационного номера договора каждого контрагента присутствует косая черта, то использование ее еще и для разделения этих двух индексов усложнит поиск границы между ними – сравните два варианта:

Итак, если от контрагента ваша организация получила экземпляр договора с проставленным им регистрационным индексом, то не стесняйтесь через косую черту добавить на него свой индекс, который предлагает ваша система ЭДО. Тогда на экземпляре договора будут оформлены два регистрационных номера: контрагента и вашей организации:

Пример 2. На договоре с впечатанным регистрационным номером контрагента вы можете дописать вручную свой регистрационный номер

Советуем также совместно с профильными подразделениями и юридической службой разработать Регламент договорной работы, в котором закрепить аспекты классификации договоров, порядок их регистрации, структуру номера (индекса) и другие делопроизводственные вопросы.

Статья «Журналы регистрации документов в Microsoft Excel» журнала № 10’ 2014 поможет создать журнал регистрации в Excel «с нуля» и работать с его содержимым: быстро найти, отфильтровывать и сортировать, изменять журнал в различных рабочих ситуациях, распечатать в удобном виде, «закрыть» в конце года. Порой одну и ту же операцию можно выполнить по-разному – мы предложили оптимальные ­алгоритмы, чтобы вам стало удобнее работать См. статью «Автоматизация работы с договорами при помощи Excel или Access» журналов № 4’ 2019 и № 5’ 2019. Показан опыт агрохолдинга. Вы узнаете, какие данные фиксировать в реестре о договорах и их допсоглашениях, спецификациях и т.п. сопутствующих документах, как можно цветом и заливкой ячеек выделять копии и договоры, расторгнутые раньше срока, как настроить выбор вида договора из выпадающего списка, как можно автоматически заполнять срок хранения в зависимости от вида договора, как добавить цветовую идентификацию договоров по срокам хранения Полистать демо-версию печатного журнала

Как нумеровать договоры в организации

Весь спектр услуг

Как нумеровать договора

  • Главная &nbsp / &nbspСтатьи &nbsp / &nbsp
  • Как нумеровать договора

Как нумеровать договора

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

О том, как оформляется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений можно узнать .

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

  • номер по порядку начиная с первого;
  • дата заключения контракта;
  • Ф.И.О. принятого работника;
  • его должность;
  • вид работы;
  • подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
  • примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

Читать еще:  Какой договор запрещается заключать между коммерческими организациями

  • в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
  • в том же журнале, где ведутся контракты;
  • путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Какой она должна быть?

При ведении нумерации трудовых договоров руководители и делопроизводители могут придерживаться собственных алгоритмов и систем.

Номера могут включать в различные знаки: дроби, тире.

Однако общими для них являются:

  • наличие порядкового номера заключенного договора о найме;
  • наличие года, в который документ был составлен и подписан.

Как формируется номер?

Так все-таки, как присваиваются номера?

Формирование номера во многом зависит от частоты приема сотрудников на работу.

Так, в небольших компаниях, малых организациях, где наем сотрудников – дело нечастое, номера традиционно состоят из двух чисел: непосредственного порядкового номера и года. Выглядеть они могут так: 09/2015, 07-2014 и т.д. В данном случае порядковый номер следует расшифровывать так: 9-й или 7-й договоры, заключенные в 2019 и 2019 годах соответственно.

Для крупных предприятий, заводов, предприятий, где наем сотрудников происходит не просто каждый день, а по несколько раз на дню, целесообразна разработка более сложной системы нумерации.

Так, номер трудового договора традиционно будет состоять из таких элементов:

  • указание дня и месяца составления документа;
  • обозначения года формирования документа;
  • порядковый номер договора либо принятого сотрудника.

Таким образом, выглядеть номер документа будет примерно так: 1609-15/10.

В этом случае расшифровывается число следующим образом: 10-й по счету договор (число после дроби) был принят на работу 16 сентября (цифры до тире) 2019 года.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

  • журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
  • приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
  • трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

  • номер по порядку заполнения;
  • дата заключения описываемого договора;
  • номер, присвоенный документу;
  • ФИО принятого сотрудника;
  • занимаемая согласно договору найма должность;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • срок действия заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
  • указание на совместительство или основное место труда;
  • сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
  • примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Подробнее про журнал регистрации трудовых договоров вы можете узнать из нашей статьи.

Каков порядок оформления трудового договора? Читайте .

Как указать в трудовом договоре суммированный учет рабочего времени? Смотрите .

Как регистрируются дополнительные соглашения?

Регистрация дополнительных соглашений – документов, которые вносят изменения в текущий трудовой договор или полностью расторгают его – ведется аналогично самим договорам.

Она также не регламентируется на законодательном уровне, однако присвоение заключаемым соглашениям порядковых номеров – эффективный способ ведения учета документов, их систематизации.

Если в организации часто дополнительно заключаются трудовые соглашения, целесообразно вести отдельный журнал учета.

На развороте такого журнала традиционно присутствуют такие графы:

  • порядковый номер документа в журнале;
  • дата его формирования (заключения соглашения);
  • непосредственный номер соглашения;
  • ФИО сотрудника;
  • занимаемая должность;
  • подразделение в организации;
  • порядковый номер трудового договора и дата его составления;
  • дата подписания договора найма (вступления в силу) и срок его действия;
  • содержание дополнительно сформированного соглашения вкратце;
  • примечания и пометки.

Стоит отметить, что для маленьких фирм ведение такого журнала вовсе не обязательно.

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть: хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательным, не предписано на законодательном уровне, без него документооборот предприятия, фирмы, ИП с сотрудниками заметно осложняется.

Вот почему нумерация составляемых договоров найма рекомендуется большинством специалистов в области кадрового учета.

Но в то же время необходимо помнить о том, что подобного рода упорядочивание документации существенно упрощает процедуру проведения камеральных проверок, что является причиной более лояльного отношения со стороны всевозможных контролирующих органов. Особенно это касается налоговых служб, а также трудовой инспекции.

Упорядочивание трудовых договоров позволяет существенно упростить работу сотрудника отдела кадров, тем самым существенно уменьшив вероятность допущения им каких-либо ошибок при формировании документации.

Что особенно важно – нарушение правил ведения личных дел, а также трудовых книжек является серьезным нарушением. Это может привести к различного рода штрафам.

Номер договора

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров. При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.)• При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

  • • просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
  • • порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
  • • порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
  • • префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).
Читать еще:  Как определить ТОГС организации

Вариант выбора префикса также произволен. Например, для купли-продажи можно использовать аббревиатуру «КП», а можно сокращенное «Куп». Для договора на выполнение строительных работ можно использовать аббревиатуры «С» или «Сп» (строительный подряд). Для договоров аренды может использоваться только префикс «А» или сочетание букв, отражающее объект аренды: «Аа» – для договора аренды автомобиля или «Ап» – для договора аренды помещения.

Нумерация договоров принцип или порядок

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента.

Полезный совет

Если договоров накопилось много, разложите их по скоросшивателям.

Совет 3: Как нумеровать счета

Законодательных актов, регламентирующих порядок присвоения номеров выставленным счетам , не существует.
Основное, дабы соблюдалась сплошная нумерация, и это было комфортно тем, кто занимается обработкой счетов и обслуживанием договоров.

Инструкция

1. Начните нумерацию с какого-нибудь определенного числа.

Нумерация договоров принцип или порядок

Когда нумерация должна быть последовательной

Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами.

В статье мы подробно рассмотрим:

  • подготовку проекта договора;
  • его согласование;
  • заключение договора (подписание и заверение печатью);
  • регистрацию (включая государственную регистрацию);
  • учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
  • формирование базы по документам контрагентов;
  • организацию исполнения договоров;
  • подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.

Тем не менее, номера на таких документах ставятся при унифицированных формах учетной документации оплаты и труда.

Поэтому каждая организация или компания сама для себя решает целесообразность расстановки номеров. Нумерация договоров преследует цель упорядочить делопроизводство и идентификацию документов.

Номер трудового договора в небольших организациях обычно содержит собственный номер и цифру, которая обозначает год заключения. Например, 06/11 будет обозначать порядковое число и цифру года.

Иногда делопроизводители сами продумывают свою систему нумерации, утверждают ее у руководства и внедряют.

Создайте собственную цифровую нумерацию, отражающую временной отрезок выставления счета, его порядковый номер, структурное подразделение осуществляющее транзакцию и вид валюты.
Например, номер 1234/016/01/12 может означать рублевый счет (01) шестнадцатого отдела (например, по обслуживанию физических лиц) 2012 года под номером 1234.

Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров.
На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см.

Не будет лишним учесть данный вариант при завершении договора и прописать в его тексте такую вероятность.

При нумерации соглашений дозволено применять те же добавочные идентификаторы, что и в договоре, но дозволено обойтись порядковыми номерами.

Совет 2: Как присвоить номер договору

Документы в большинстве организаций хранятся десятилетиями. Дабы дорогие бумаги не потерялись и не помялись, подшивайте их в папки из пластмассы либо твердого картона.

Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте.

Те же принципы можно использовать при нумерации приложений к договору при их наличии, акты, счета и другие возможные документы.

В тексте всех документов, где упоминается договор (счета, акты оказания услуг или приема-передачи работ или товара, дополнительные соглашения, приложения, исковые заявления при надобности и т.д.) должен упоминаться не только номер договора со всеми идентификаторами, но и дата его заключения. Например: «договор № 1-РК от 01.01.2011»).

Единожды выработанные принципы нумерации договоров помогут избежать путаницы на всем протяжении сотрудничества с постоянными клиентами.

Документы в большинстве организаций хранятся десятилетиями.

Чтобы ценные бумаги не потерялись и не помялись, подшивайте их в папки из пластмассы или твердого картона.

Причина возврата: «Вы испортили договор, вы не имели права ставить свой номер».

Не могли бы вы, как специалисты высшей для меня инстанции, к которым я имею возможность обратиться, объяснить, как правильно должны регистрироваться данные документы (желательно со ссылками на нормативные акты, устанавливающие данный порядок). Я знаю, что данный вопрос будет интересен и другим моим коллегам.

Х отелось бы обратить внимание читателей на то, что, как правило, представители служб делопроизводства привыкли работать с организационно-распорядительными документами, а основные требования, предъявляемые к такому документу, как договор, определяются Гражданским кодексом Российской Федерации (далее по тексту — ГК РФ).

Чтобы отключить нумерацию титульного листа, в разделе «Конструктор» выберите пункт «Особый колонтитул для первой страницы».

Социальные отношения между индивидами представляют собой сложный процесс, состоящий из множества контактов. Люди вступают друг с другом в контакт с определенной целью, например, для обмена информацией.
В этом заключается сущность социального взаимодействия. Стабильные регулярные социальные отношения, которое устраивает обе стороны, называются социальным взаимодействием.
Различают три вида социального взаимодействия, первым из которых является сотрудничество.

Сотрудничество – такой социальный контакт, при котором все взаимодействующие стороны мотивированы единой целью. В основном сотрудничество – взаимовыгодное для всех сторон взаимодействие.

Какой номер присвоить договору

Однако, если ваша фирма заключает большое количество договоров, чтобы упорядочить их, целесообразно ввести нумерацию. По номеру вы можете вести учет того, по каким договорам вы полностью произвели расчеты, а по каким имеется задолженность.

Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, лучше оставить предложенную им нумерацию. Иначе при оформлении расчетных документов вам всегда придется учитывать, что договор, на который вы ссылаетесь как на основание платежа, у контрагента имеет другой номер. Такое разночтение усложняет работу бухгалтерии.

На практике применяют разные способы нумерации. Если ваша фирма заключает договоры одного вида, нумеровать их можно так:

1. Использовать числа в порядке возрастания:

«Договор N 1», «Договор N 2». «Договор N 31», «Договор N 32» и т.д.

2. Использовать сочетание нескольких чисел:

— сочетание двух чисел (первое число — порядковый номер договора, второе число — год заключения договора):

Это означает, что договор имеет номер 10 и заключен в 2007 году;

— сочетание трех чисел (первое число — порядковый номер договора, второе число — месяц заключения договора, третье число — год заключения до говора):

«Договор N 10-05/07».

Это означает, что договор имеет номер 10 и заключен в мае 2007 года. Выберите тот вариант нумерации, который вам нравится.

Если вашей фирме в процессе работы приходится заключать разные виды договоров, для их нумерации можно использовать номер, который состоит из сочетания букв и чисел. В этом случае буквы в номере договора соответствуют буквам сокращенного названия договора:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector