как вести документооборот в ооо

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@ .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет е ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци и п. 6 ПБУ 4/99 ; п. 16 ПБУ 9/99 ; подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Читать еще:  Какие документы требуются для открытия ООО

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Дадим пошаговую инструкцию организации делопроизводства в компании.

Материалы по теме:

Почему важно уделять внимание делопроизводству

Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача — как правильно и удобно организовать документооборот.

С делопроизводством в официальных учреждениях проще — там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:

  • Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
  • Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
  • Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
  • Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
  • Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести организацию делопроизводства на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях.

В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Как работать с документами: памятки по Примерной инструкции по делопроизводству

Как организовать делопроизводство: пошаговая инструкция

Делопроизводство в ооо с нуля пошаговые инструкции помогут определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ — инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.

Шаг 1. Определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними разный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

Шаг 2. Написать инструкцию. Отдельно предусмотреть по локальным актам:

  • как их принимают;
  • как с ними знакомят работников;
  • где и у кого хранят локальные акты.

По входящей документации необходимо расписать, кто и где регистрирует поступающую документацию, в какие сроки, как фиксирует передачу документа на исполнение, где хранить входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей — аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.

Инструкция по делопроизводству: порядок регистрации внутренних документов

Шаг 3. Указать в инструкции, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а какие следует составлять, руководствуясь утвержденным ГОСТ.

Шаг 4. Определить ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решить, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.

Раздел «Оперативное хранение документов» в Инструкции по делопроизводству

Шаг 5. Определить, нужны ли дополнительные разделы инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством. Например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции

Шаг 6. Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.

Как организовать кадровое делопроизводство

Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство. Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяют перечень документов, которые будут составлять, изменять, копировать и распространять в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше —– то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указано в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.

Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании, например, утвержденной формы трудового договора, приказов, а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляют графики, то в какой срок и в каком порядке их предоставить на утверждение, если выдают средства защиты, то в каком порядке будут вести учет.

Инструкция по кадровому делопроизводству: образец

Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разрабатывать и соблюдать инструкции.

Организационные формы делопроизводства

Есть три формы организации делопроизводства:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.

При централизованной форме, все технические операции по обработке документов сосредотачивают в одном структурном подразделении. Обычно это служба делопроизводства. Плюс такой формы делопроизводства в том, что можно создать единую базу по всем документам, которые поступают или создают в организации. Искать нужные бумаги быстрее. Такая форма делопроизводства подойдет для компаний с линейно-функциональной структурой.

При децентрализованной форме делопроизводства службы ДОУ создают в каждом структурном подразделении. Если компания территориально-распределенная, эта форма будет кстати.

При смешанной форме организации делопроизводства одни операции выполняют в службе ДОУ, другие — в структурные подразделениях. Первые обычно занимаются приемом, регистрацией, контролем документов, вторые — создают и оформляют бумаги, систематизируют их и формируют на хранение. Одну и ту же операцию при такой форме делопроизводства могут осуществлять как в службе ДОУ, так и в подразделениях — зависит от документа.

Маршруты документов помогут ускорить документооборот в компании

Делопроизводство помогает упорядочить работу с документами в компании. Как оформлять, хранить и вести документы, ответственных за это, нужно установить в инструкции по делопроизводству. Разработать ее с нуля поможет пошаговый алгоритм.

Постановка документооборота. Опыт многопрофильной компании

В большой компании постоянно возникают трудности с «первичкой». Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.

Читать еще:  при закрытии ооо будет ли проверка

Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь»

Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары. Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор. Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.

С первых дней существования магазина стали возникать проблемы, связанные с оформлением документов. Так, часть «первички» по ряду причин отсутствовала, или в ней не доставало некоторых реквизитов. Кроме того, по прошествии времени клиенты часто обращались к нам с просьбой изменить в накладной и счете-фактуре наименование контрагента. Мы шли навстречу, хотя подобная корректировка требовала дополнительных усилий со стороны менеджеров. Им нужно было выяснить, оплачена ли поставка и куда поступили деньги — в кассу или на расчетный счет. В зависимости от результата требовалось исправить данные либо в кассовой книге, либо в банковских документах. Другая распространенная ситуация — через несколько дней после поставки клиент выражал желание разбить накладную на две, не меняя общей суммы. Чаще всего подобные просьбы поступали от бюджетных учреждений, которые приобретали материалы, финансируемые из разных бюджетов.

Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях. Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.

Очень скоро компания начала стремительно развиваться. Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ. Возросло количество магазинов.

Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички». И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.

Как добиться, чтобы документы не пропадали

Прежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов. Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму.

«Первичка» терялась в основном из-за того, что при отпуске товара со склада компания оформляла комплект документов в двух экземплярах и оба отдавала клиенту. Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали.

Чтобы исправить ситуацию, предприятие стало вести реестр отсутствующих накладных, актов и доверенностей на получение товара. Сбор и группировку данных поручили оператору. В специальном файле он собирает данные по каждому клиенту, и менеджеры могут оперативно отслеживать, какие документы еще не сданы. В конце месяца всем специалистам, курирующим взаиморасчеты с клиентами, раздают копию реестра с долгами по «первичке», которую предстоит получить от покупателя. Менеджеры лично заинтересованы в том, чтобы подписанные и проштампованные накладные по форме № ТОРГ-12 хранились в бухгалтерии. Ведь это обязательное условие для начисления премии.

Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС-3. Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу. Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы. До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком. Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги.

Как наладить документооборот

До внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ-12. Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился. А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой. Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки.

Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации. Мы разработали данный документ для менеджеров торговли. Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента.

Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара. В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают. Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек. Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки.

В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 000 рублей. Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи 120 НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2.4 КоАП РФ, ложится на начальника подразделения.

Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице.

2. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.

3. При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.

4. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.

5. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.

Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека:

— наименование получателя — ООО «Форум Тверь»;

— товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.

При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура.

6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.

Как бороться с дебиторской задолженностью

Для борьбы с безнадежной «дебиторкой» мы ввели правило, общее для всех покупателей. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты. Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа.

Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней. В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп. Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию (от 30 до 45 дней), следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате. О суммах, отнесенных к четвертой группе (от 45 до 90 дней), необходимо известить покупателя в письменной форме. И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска. Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен (если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции).

В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты. Данную меру применяют также, если сотрудник оформил документы с нарушением законодательства или не позаботился о своевременном поступлении «первички» в организацию.

1. Письмо-заявка от руководителя группы/отдела о заключении договора на имя генерального директора, с обоснованиями вышеуказанных условий, включая:

Читать еще:  если отказали в регистрации ооо госпошлина возвращается

— отчет 1С по контрагенту;

— оценку будущих объемов продаж;

— данные по контактным лицам;

— краткую характеристику деятельности контрагента.

2. Копия устава предприятия (по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора).

3. Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента:

— копия протокола об избрании директора;

— копия доверенности с правом подписания договоров.

4. Копия свидетельства о регистрации.

5. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.

6. Копия информационного письма о присвоении кодов статистики.

7. Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

8. Копия договора аренды.

Как избежать исправлений в проведенных документах

Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, — это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы. Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.

Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием. Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом. Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.

Другой распространенный повод для исправления данных — отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента. В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы.

Правила ведения бухгалтерского учета в ООО (нюансы)

Ведение бухгалтерского учета в ООО — непременная обязанность обществ с ограниченной ответственностью согласно российскому законодательству. Об особенностях организации и ведения бухучета ООО мы вам расскажем в этом материале.

Ведение бухгалтерского учета ООО и закон о бухучете

Согласно ст. 2 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет. Не являются исключением и ООО. При этом закон о бухучете предусматривает следующие правила для ООО как разновидности коммерческих структур:

  • Обязанность организации ведения бухгалтерского учета на предприятии и хранения соответствующей учетной документации возлагается на руководителя ООО (п. 1 ст. 7).
  • Руководитель ООО возлагает ведение бухучета на себя, на главного бухгалтера (или иное должностное лицо данного ООО) либо передает ведение бухучета специализированной организации (п. 3 ст. 7).
  • ООО составляет учетную политику — локальный нормативный документ, устанавливающий правила ведения бухучета и налогового учета (ст. 8).
  • Каждая имевшая место в деятельности ООО хозоперация удостоверяется первичным учетным документом (п. 1 ст. 9). При этом первичная документация должна содержать определенные реквизиты, без которых она может быть признана недействительной. Перечень таких реквизитов приведен в п. 2 ст. 9.

О нюансах оформления бухгалтерской первички читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

  • Данные, зафиксированные в первичной учетной документации, служат основой для составления учетных бухгалтерских регистров ООО (п. 1 ст. 10). Перечень обязательных реквизитов таких регистров приведен в п. 4 ст. 10.
  • Активы и обязательства ООО подлежат периодической инвентаризации (ст. 11), которая заключается в сопоставлении фактического наличия учетных объектов с данными регистров бухучета. Инвентаризация проводится с периодичностью, определяемой руководством общества (кроме случаев, когда в соответствии с действующим законодательством она обязательна).
  • На основе учетных регистров составляется бухгалтерская отчетность ООО — в общем случае раз в год по завершении года (пп. 3, 4 ст. 13). Случаи и порядок иной периодичности представления бухотчетности перечислены в пп. 4, 5 ст. 13.
  • Отчетность считается полностью сформированной после подписания ее руководителем ООО.

О порядке составления бухотчетности ООО см. материал «Бухгалтерская отчетность для ООО — особенности и нюансы».

  • В ООО должен быть организован эффективный внутренний контроль совершаемых обществом хозопераций.

Трудно ли вести бухучет обществам с ограниченной ответственностью?

Ответ на этот вопрос зависит от множества факторов, определяющих объем и сложность учетной бухгалтерской работы. Перечислим основные из них:

  1. Выбранный режим налогообложения. Будете ли вы работать на ОСНО, УСН или ЕНВД? Каждый режим имеет свои нюансы, и решить, на каком из них будет проще и оптимальнее работать конкретной организации, можно только после тщательного анализа особенностей деятельности ООО. Но с большой долей определенности можно сказать, что бухучет на режиме ОСН будет наиболее трудоемким.

Выбрать подходящий режим налогообложения вам помогут наши публикации:

  • «Виды систем налогообложения: УСН, ЕНВД или ОСНО»;
  • «Что лучше — упрощенка или вмененка (УСН или ЕНВД)?»;
  • «Чем отличается УСН от ОСНО? Что выгоднее?».
  1. Является ли ООО субъектом малого предпринимательства (СМП). Критерии принадлежности субъектов к СМП перечислены в ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ. В том случае, если к обществу применимы данные критерии, оно может вести бухучет и составлять бухотчетность в упрощенном порядке (ст. 4 закона 402-ФЗ), что делать гораздо легче, чем осуществлять бухгалтерскую работу в полном объеме.
  2. Отсутствие или наличие наемного персонала. Если ООО принимает на работу сотрудников, необходимо понимать, что объем учетной работы и отчетности существенно увеличивается. Вы никак не сможете обойтись без учета движения работников (приема на работу в ООО, переводов, увольнений), расчета зарплаты, отпускных, больничных, страховых взносов. При отсутствии работников бухгалтерский и кадровый документооборот значительно сокращается.

Как организовать кадровый учет на предприятии, читайте в материале «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2015–2016».

  1. Объем хозопераций. К ним, в частности, относятся: отгрузки товаров покупателям, поступление оплаты от них, взаиморасчеты с поставщиками, начисление и выплата зарплаты и многие-многие другие. Иными словами, под хозоперациями общества подразумеваются любые действия, которые привели к увеличению или уменьшению его доходов и расходов. Естественно, чем больше будет таких операций, тем более сложным и трудоемким будет их учет.
  2. Количество и особенности используемых ООО направлений деятельности. Чем больше видов деятельности, тем разнообразнее осуществляемые ООО операции. Безусловно, однотипные хозоперации учитывать значительно проще. Кроме того, у всех сфер бизнеса существует своя определенная специфика (в промышленном производстве, торговле, строительстве, услугах и т. д.). Ее тоже следует принимать во внимание.
  3. Особенности деятельности бизнес-партнеров ООО. Так, контрагенты могут работать на иных налоговых режимах, нежели ООО, осуществлять в партнерстве с ООО внешнеэкономические сделки или, например, быть бюджетными предприятиями. Во всех перечисленных случаях в бухучете будут свои нюансы.

Как вести бухучет на производственном предприятии?

Отдельного разговора заслуживает бухгалтерский учет в ООО, осуществляющих производственные операции, которые являются одним из самых сложных объектов бухучета. Это связано в первую очередь с тем, что учет себестоимости оказывает непосредственное влияние на формирование итоговых показателей деятельности компании. При этом калькуляция затрат, учет расходов очень непросты и имеют массу нюансов.

Какие виды деятельности относятся к производству? Это:

  • промышленность;
  • пищевая отрасль;
  • производство сельхозпродукции;
  • строительство;
  • многие другие виды деятельности.

Конечно, в рамках одной статьи невозможно рассказать обо всех тонкостях бухгалтерского учета на производственном предприятии.

Рекомендуем вам ознакомиться с материалами нашей рубрики «Учет затрат», в которой вы найдете исчерпывающую информацию по многим вопросам, касающимся бухучета на производстве.

Пример организации бухучета в ООО

Какие же шаги нужно предпринять ООО для организации корректного и достоверного бухучета на предприятии? Рассмотрим примерный план, который поможет вам осуществить эту непростую задачу:

Шаг 1. Выбираем оптимальный режим налогообложения (с режимом необходимо определиться до подачи документов на регистрацию в ИФНС). При этом необходимо помнить, что на различных режимах налоговая нагрузка одного и того же общества может отличаться в несколько раз.

Шаг 2. Определяем ответственного за ведение бухучета в ООО — как мы уже выяснили, эту функцию может на себя взять его руководитель (в установленных п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ случаях), а можно возложить ее на главбуха или передать аутсорсинговой компании.

Шаг 3. Изучаем особенности налогового и бухгалтерского учета деятельности ООО. На основе полученных данных разрабатываем рабочий план счетов (за основу принимается приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), составляем и утверждаем учетную политику в соответствии с порядком, предусмотренным в ПБУ 1/2008.

Осуществить эту задачу вам помогут наши материалы:

Шаг 4. Организуем первичный учет документации и отражение зафиксированных в ней учетных сведений в регистрах бухучета.

Шаг 5. Изучаем и соблюдаем порядок, сроки представления отчетности и уплаты налогов.

Вам будут полезны публикации наших рубрик:

Организация и ведение бухгалтерского учета в ООО осуществляются в соответствии с принципами, изложенными в бухгалтерском законодательстве РФ. Сложность ведения учета ООО зависит от многих факторов, основными из которых являются налоговый режим, наличие сотрудников, вид (или виды) осуществляемой ООО деятельности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector